Avtale om innsyn i den ansattes e-postkasse

Det vises til artikkel om Arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-poster, her følger et forslag til avtaletekst

Mellom XX [Fyll inn] AS (nedenfor kalt Arbeidsgiver), foretaksnr: [Fyll inn],

adresse: [Fyll inn]

og

[Fyll inn] (nedenfor kalt Arbeidstaker) personnr [Fyll inn],

adresse, [Fyll inn], tlf: [Fyll inn], er det med virkning fra [Fyll inn] inngått følgende avtale om innsyn i den ansattes e-postkasse:

Innsyn i personlig e-postkasse skal som utgangspunkt ikke finne sted. Det gis likevel tillatelse til arbeidsgiver å foreta innsyn i min e-post kasse under følgende vilkår;

• Ved planlagt fravær over lengre tid, skal adressert e-post i utgangspunktet ikke åpnes av Arbeidsgiver. Det er mitt ansvar som ansatt å sørge for at e-post som er viktig for arbeidsgiver ikke blir liggende på min e-postadresse uåpnet. Jeg gir likevel arbeidsgiver tillatelse til å åpne min e-postkasse ved særskilt behov. Slikt innsyn skal, om mulig, varsles meg i forkant og jeg skal gis tid og anledning til å være til stede.
• Mitt samtykke til å åpne min personlige e-postkasse, ved mitt fravær, gjelder kun i den hensikt å sortere ut e-post som har betydning for virksomheten.
• Dersom det er umulig å innhente samtykke fra meg som ansatt i forkant, kan Arbeidsgiver åpne e-postkassen for å sortere ut e-post som har med Arbeidsgivers virke, etter beslutning av ledelsen hos Arbeidsgiver. Dette vil kunne være aktuelt dersom innsyn er nødvendig for å ivareta virksomhetens oppgaver. Behovet for innsyn vil bli dokumentert av arbeidsgiver.
• Det skal alltid være minst to uavhengige vitner til stede ved gjennomføringen av innsyn. Fremgangsmåten, herunder hvilke e-poster som er åpnet, skal dokumenteres i ettertid ovenfor den ansatte.
• Ved arbeidsforholdets avslutning skal jeg som ansatt slette alt av personlige e-poster i min e-postkasse og videresende e-poster av betydning for virksomheten til nærmeste leder. Avslutningen av min e-postkasse skal gjennomføres i tråd med forskriftens § 9-4.
• Ved avslutning av mitt tjenesteforhold skal, etter at jeg har slettet personlig innhold, innholdet i min e-postkasse gjennomgås av nærmeste leder i mitt nærvær og lagres dersom drift av virksomheten tilsier at informasjonen fortsatt skal lagres.
• Ved avslutning av mitt arbeidsforhold skal følgende fraværsmelding legges inn på min e-postkasse;

”Jeg har sluttet hos [Fyll inn], alle e-poster til meg er videresendt til daglig leder [Fyll inn], e-post adresse [Fyll inn]. Han vil, hvis e-post er relatert til en sak, oversende den videre til den nye saksbehandleren på saken. Alternativt vil han ta kontakt selv, hvis det gjelder andre forhold som relaterer seg til selskapet som sådan.

All innsyn er avtalt og gjennomføres i tråd med forskriftens § 9-2 og § 9-4.

Oslo,

__________________ _______________

Signatur arbeidsgiver Signatur arbeidstaker