Borettslag og sameier gjennomfører årlig bygg- og vedlikeholdsprosjekter for mange millioner kroner. Mye står på spill og det er viktig å organisere arbeidet på en trygg måte. Her vil vi beskrive hvordan du bør organisere byggeprosjekter i borettslag og sameier.

Vi har i en tidligere artikkel beskrevet hvordan prosessen frem til beslutning om å gjennomføre et byggeprosjekt bør gjennomføres. Les mer prosessen fra ide, til byggeprosjekt her.

Her ser vi nærme på hvordan byggeprosjektet som sådan bør gjennomføres.

Hvordan byggeprosjektet bør organiseres skal allerede være vurdert av forprosjektet, og bør fremgå av innstillingen til styret. Men ofte mangler dette og da må styret stake opp kursen selv.

Viktige stikkord er da følgende:

• Valg av byggleder
• Valg av kontraktstruktur, byggherrestyrt entreprise vs. generalentreprise
• Valg av kontraktsvilkår, utførelsesentreprise vs. totalentreprise
• Valg av entreprenør, utforming av konkurransegrunnlag og gjennomføringen av anbudskonkurranser.
• Kontraktsinngåelse og oppstartsmøte
• Gjennomføring av byggeperioden, rutiner for oppfølging av kontraktenes formelle handleplikter.
• Forsinkelse, overtakelse og reklamasjon
• Mangler og garanti
• Foreldelse

Vi skal kommentere noen av disse her, mens andre blir behandlet i egne artikler.

1. Valg av byggeleder

De færreste borettslag og sameier har  personer som har byggeteknisk kompetanse, erfaring og tid nok til å lede interne byggeprosjekter. Det er derfor nødvendig og oftest lurt å sette bort ledelsen av byggeprosjekter til noen som gjør slikt profesjonelt. Det borettslagene og sameiene da trenger er en byggeleder.

Byggelederens oppgave er å hjelpe borettslaget eller sameiet, vi kan også si byggherren, med å følge opp prosjektet teknisk, fremdriftsmessig og økonomisk.

Mange boligbyggelag tilbyr denne type tjeneste. Også selvstendige næringsdrivende konsulenter kan med fordel brukes som byggeledere.

Norsk Standard har en standardkontrakt for byggeledere, NS 8403. Vi anbefaler at den brukes. Vi anbefaler samtidig at oppgavene til byggeleder blir nøyere beskrevet med henvisning til Ytelsesbeskrivelsen til NS 8403. Det er en lang liste med typiske oppgaver en byggeleder kan utføre, og fungerer som en huskeliste, en avkrysningsliste. Ved å bruke denne blir det enklere å beskrive byggelederens ansvar og oppgaver på en klar og uttømmende måte.

Byggelederen skal ha en kontrollfunksjon opp mot de andre aktørene i prosjektet. Byggelederen må derfor være uavhengig av de andre aktørene i prosjektet, typisk arkitekten, prosjekterende, entreprenører etc.

Det betyr at byggelederen blant annet ikke må ta på seg oppgaver som en prosjekterende har ansvaret for. Da må byggelederen kontrollere sitt eget arbeid, og det fungerer normalt dårlig. Vi kommenterer dette nærmere avslutningsvis i denne artikkelen.

Vær derfor påpasselig og unngå at byggelederen får flere hatter i prosjektet.

2. Valg av kontraktstruktur, byggherrestyrt entreprise vs. generalentreprise

Byggherre må velge kontraktstruktur. Det vil si hvordan kontraktene som inngås skal organiseres innbyrdes. Skal for eksempel byggherren inngå alle kontrakter selv, eller skal entreprenøren få ansvaret med å inngå kontrakter med de andre aktørene? Dette er et kritisk valg som må tas før de konkrete kontraktsvilkårene velges.

Vi har skrevet om valget av kontraktstruktur i en annen artikkel, og viser til denne.

3. Valg av kontraktsvilkår, utførelsesentreprise vs. totalentreprise

Når kontraktstruktur er valgt, blir det med en gang enklere å velge kontraktsvilkår. Valget står i praksis mellom å la entreprenøren kun utføre det byggherren selv prosjekterer (utførelsesentreprise), eller overlate til entreprenøren å prosjektere arbeidet selv (totalentreprise).

Prosjektering innebærer å:

• Kartlegge og tolke alle regler og krav som stilles til det arbeidet som skal utføres.
• Velge metode som sikrer at kravene blir oppfylt
• Velge materialer som sikrer at kravene blir oppfylt
• Lage arbeidsbeskrivelse
• Lage arbeidstegninger

Prosjektering skal gjøres ferdig før arbeidet blir utført. Se Tek17 § 2-3. Vi har skrevet om hva prosjektering er i en annen artikkel, og viser til denne.

Vi anbefaler alltid borettslag og sameier å overlate til entreprenøren å prosjektere arbeidet. Når byggherren overlater til entreprenøren å prosjektere arbeidet, bør kontrakten mellom partene bygge på NS 8407, alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser.

Totalentreprenøren skal også sørge for at alle krav byggherrens krever blir oppfylt.

Det er viktig at byggherrens krav til det som skal bygges, er beskrevet på en slik måte at det ikke faller inn under det vi kaller prosjektering. Dette er en av de forhold byggherren må hjelpe med å kontrollere. Byggherrens krav skal være beskrevet på en klar og uttømmende måte, uten å være prosjektering.

Det er ikke en klar grense mellom det vi kaller kontraktsvilkår og det som er byggherrens krav til det som skal bygges. Det glir ofte litt inn i hverandre. Det er derfor lurt å se på helheten av de krav byggherren tar inn i kontrakten.

NS kontraktene, herunder NS 8407 har et sett av regler som er lurt å ta inn i avtalen mellom partene. Men det er mange forhold standardkontraktene ikke løser. Disse må partene avtale konkret. Vi har i en annen artikkel beskrevet hva partene må avtale konkret, og viser til denne.

4. Valg av entreprenør, utforming av konkurransegrunnlag og gjennomføringen av anbudskonkurranser

Det å velge entreprenør er et av de mest kritiske valgene byggherren tar i byggeprosjektet. Det å velge en god entreprenør kan være starten på et lykkelig samarbeid, mens det å velge feil entreprenør, kan føre til tvister og økonomisk tap.

Vi anbefaler derfor at det å velge entreprenør blir gjort gjennom en utvelgelses prosess, der flere entreprenører blir invitert til å levere tilbud på jobben. Vi snakker da med en gang om en anbudskonkurranse.

Anbudskonkurranser er alltid underlagt konkurranseregler, det vi kaller anbudsrettslige regler. Reglene er bindene for begge parter.

Byggherren kan velge hvilke konkurranseregler som skal gjelde, men er ikke annet valgt, er det de ulovfestede anbudsrettslige reglene som gjelder. Vi anbefaler at byggherrene velger reglene vi finner i NS 8410, med noen justeringer.

Det er eksempler på at borettslag er blitt erstatningsansvarlig for brudd på anbudsregler. Vi anbefaler derfor at borettslagene og sameiene setter seg godt inn i anbudsreglene, alternativt støtter seg på noen som kan reglene.

5. Kontraktsinngåelse og oppstartsmøte

Når en entreprenør har vunnet anbudskonkurransen, skal det inngås avtale og signeres en kontrakt. Husk at muntlige avtaler er like bindende som skriftlige avtaler og at avtalen kan bli bindende mellom partene uten at det er signert på en kontrakt. Det er derfor viktig å opptre formelt korrekt i denne fasen, slik at det ikke oppstår en rettslig bindende avtale før partene faktisk var klare til å inngå avtale. Brudd på de anbudsrettslige reglene kan føre til slik avtalebinding.

Kontrakten som sådan, bør signeres og bygges opp i henhold til god kontraktskikk. Det innebærer at kontrakten skal består av

• Kontraktsdokumentet eller avtaleformularer (vi maler for avtaleformularer)
• Møtereferater forut for kontraktsignering
• Tilbudet fra entreprenøren
• Tilbudsgrunnlaget fra byggherren
• NS 8407.

Mellom disse dokumentene kan det komme inn andre dokumenter som også bør angis. Eksempelvis møtereferater fra befaringer mm.

Det kan være motstrid mellom dokumentene. Vi anbefaler da at nyere dokumenter skal gå foran eldre dokumenter, at tekster laget for den konkrete avtalen gjelder foran generelle tekster. Dette er regelen i NS 8407 pkt. 2.2. og vi anbefaler at regelen ikke endres. Mange endrer regelen, men vi anser det for å være en uskikk.

Vi anbefaler alltid at det raskt etter signering av kontrakten gjennomføres et oppstartsmøte. Der kan partene ta opp forhold de har opplever som uklare, eller forhold som de mener det kan være lurt å avklare og kanskje avtale før arbeidet starter opp. Mange er redd for å avtale nye forhold etter at kontrakt er inngått. Vi mener det er lurere å gjøre det enn å starte opp et prosjekt hvor viktige avklaringer mangler.

Det er en lang rekke forhold som bør gås gjennom i et slikt oppstartsmøte, og det finnes sjekklister som med fordel bør brukes. Vi har slike sjekklister.

Det er byggelederen som bør lede oppstartsmøtet.

Gjennomføring av byggeperioden, rutiner for oppfølging av kontraktenes formelle handleplikter

Når arbeidene starter opp, begynner også å kostnadene å løpe. Oppstår det uforutsette hindringer, eller behov for avklaringer er det viktig at entreprenør og byggherre har tett og god dialog slik at avklaringer kan bli gjort fortløpende uten forsinkelser.

Det er med andre ord viktig med en klar prosjektorganisasjon, med en hensiktsmessig arbeids- og møteplan. Dette og hvordan situasjoner så som forsinkelser, uforutsette hendelser, tillegg, endringer, fakturering, betaling, overtakelse mm, behandler vi i en egen artikkel. Vi viser til denne.

Unngå sammenblanding av rollen byggeleder, prosjektleder og prosjekterende

Til slutt vil vi understreke poeng vi nevnte tidligere i artikkelen. Det er viktig å unngå sammenblanding av rollene byggeleder, prosjektleder og prosjekterende. Dette ser vi skjer gang på gang, og det får ofte dramatiske konsekvenser for byggherrene.

Situasjonen er ofte at borettslagene og sameiene trenger hjelp for å avdekke vedlikeholdsbehov. De engasjerer ofte boligbyggelaget eller et rådgivningsfirma for å kontrollere bygningsmassen. Disse avgir så en rapport hvor de gir uttrykk for hvilket vedlikehold som bør igangsettes. Samme firma får da ofte oppgaven med å beskrive arbeidet som skal utføres, og de tar på seg oppgaven med å være byggeleder. Allerede her ser vi at roller blir blandet sammen. Når firmaet beskriver arbeidet som skal utføres, blir det alt for ofte gjort så detaljert at det faller inn under prosjektering. Dermed får byggeleder to hatter med en gang.

Samme firma får deretter oppgaven med å følge opp reklamasjoner. Dersom byggeleder selv er ansvarlig for feilen, ved at det ble prosjektert feil, vil byggeleder normalt kvie seg for å erkjenne ansvar. Oppgaven med å følge opp reklamasjoner blir ikke utført på en effektiv måte og byggherrens krav kan gå tapt, bli foreldet.

Dette skjer så ofte at vi velger å understreke dette spesielt. Unngå denne sammenblandingen av roller.

Vi bistår borettslag og sameier over hele landet gjennom løpende rådgivning og bistand, helt fra ide stadiet til ferdig gjennomført byggeprosjekt. Vi bistår også med tvisteløsning. Trenger du bistand, kan du ta uformell kontakt, så kan vi se om vi kan bistå.

Henvendelser er gratis frem til det avtales opprettelse av sak hos oss.

Les mer om vårt kurs for borettslag og sameier som skal gjennomføre byggeprosjekter

Sameier og borettslag gjennomfører årlig bygge- og vedlikeholdsprosjekter for betydelige summer. Disse  prosjektene må organiseres på en hensiktsmessig og trygg måte, og da kommer vi med en gang inn på spørsmålet om hvilken kontraktstruktur og hvilke kontraktsvilkår som bør velges.

Kontraktstruktur (organisering av byggekontrakter) vs. kontraktsvilkår

La oss starte med å forklare hva som er forskjellen på kontraktstruktur og kontraktsvilkår.

Kontraktstruktur er måten flere kontrakter er knyttet opp mot hverandre på. Det kan for eksempel være 6 kontrakter i et byggeprosjekt,

• en med arkitekt,
• en med rådgivende ingeniør,
• en med graver,
• en med murer,
• en med elektriker og
• en med snekker.

Hvordan disse skal være knyttet sammen bestemmes av kontraktstrukturen.

Kontraktsvilkår er de konkrete reglene eller vilkårene som legges inn i hver kontrakt. For eksempel reglene om hva entreprenøren skal lever, hvor det skal leveres, når og til hvilken pris. Hva partene har rett og plikt til å gjøre om den andre part misligholder sine forpliktelser osv.

Valget av kontraktstruktur vil automatisk påvirker valget av kontraktsvilkår.

Ytterpunktene hva gjelder kontraktstruktur

Tradisjonelt deles kontraktstrukturene inn i to ytterpunkter:

• Byggherrestyrt entreprise
• Generalentreprise

De senere år har det også dukket opp en gjennomføringsmodell vi kaller samspillsentreprise. Dette kan sees på som en kontraktstruktur, men står litt på siden i forhold til disse to ytterpunktene. Vi kommenterer samspillsentreprisene kort nedenfor.

Byggherrestyrt entreprise

I en byggherrestyrt entreprise inngår alle aktørene kontrakt med byggherre direkte. Byggherren får en direkte kontraktrettslig link til hver eneste aktør i prosjektet. Det betyr at byggherren får direkte forpliktelser ovenfor hver enkelt av aktørene, men også rettigheter. De enkelte aktørene får på sin side direkte rettigheter og plikter ovenfor byggherre.

Dersom byggherre har tilstrekkelig erfaring og kompetanse til å lede byggeprosjektet, er dette ok, og det gir byggherren full kontroll. Men, dersom byggherren ikke har tilstrekkelig forutsetning for å lede byggeprosjektet på denne måten, er det en kontraktstruktur vi ikke anbefaler. Generelt anbefaler vi ikke en slik kontraktstruktur til borettslag og sameier.

Generalentreprise

I en generalentreprise inngår byggherren en kontrakt med en generalentreprenør, som deretter får ansvaret for å inngå kontrakt med de andre aktørene. Kanskje inngår byggherren også en kontrakt med en byggeleder, men det påvirker ikke kontraktstrukturen. Se mer om byggelederen nedenfor.

Dermed får byggherre direkte kontraktrettslig link bare til en av aktørene. Det gjør prosjektet vesentlig enklere å håndtere for byggherre. Generalentreprenøren vil normalt ta seg betalt for å ha kontrakt med – og ansvar for de andre aktørene i prosjektet. Denne merkostnaden er de fleste byggherrene tjent med å ta. I alle fall de som ikke har tilstrekkelig forutsetning for å lede byggeprosjektet i en byggherrestyrt entrepriseform.

Samspillsentreprise

Entreprisemodellen samspillsentreprise er svært spennende og brukes av mange i dag. Det er ikke noe tvil om at samspill som gjennomføringsmodell gir betydelige fordeler, men det må gjøres på riktig måte. Begge parter må vite hva samspillet skal gå ut på i de konkrete prosjektet og det må på plass kontraktsvilkår som regulerer partenes rettigheter og plikter dersom det oppstår tvist. Det er mange og ulike maler for samspillskontrakter tilgjengelig. Men før du bruker noen av dem, må du være sikker på at begge partene forstår den. Det er også viktig at den har de vilkårene dere faktisk trenger. Her må dere søke råd hos de som kan samspillskontrakter.

Ulike varianter av byggherrestyrt entreprise og generalentreprise

Ovenfor har vi nevnt ytterpunktene. I praksis ser vi at byggeprosjekter organiseres på mange ulike måter. Byggherren kan for eksempel inngå kontrakt med en graver og en snekker, og overlate til snekkeren å inngå kontrakt med murer, rørlegger og elektriker. Vi har da ikke en ren byggherrestyrt entreprise, og heller ikke en ren generalentreprise. Så lenge byggherren har tilstrekkelig forutsetning for å lede byggeprosjektet slik det organiseres, er det ok. Men en av årsakene til at prosjekter blir dyrere enn planlagt eller at det oppstår tvist, er at byggherrene ikke har klart å følge opp og lede byggeprosjektet godt nok. Vær derfor nøye med å ikke velge en mer komplisert kontraktstruktur enn det byggherren klarer å håndtere.

Hvem skal prosjektere arbeidet?

Et sentralt spørsmål som får betydning for valg av kontraktstruktur, er hvem som skal prosjektere arbeidet.

Prosjektering innebærer å lage en plan for arbeidet. En plan som sikrer at alle krav i lov og forskrift blir oppfylt. Se Teknisk forskrift kapittel 2 og 3.

I praksis kan vi dele opp prosjektering i 5 kulepunkter.

• Å avdekke og tolke alle krav i lov og forskrift og kontrakt som stilles til det ferdige byggverket eller anlegget.
• Å velge metode som sikrer at kravene blir oppfylt
• Å velge materialer som sikrer at kravene blir oppfylt
• Å lage arbeidsbeskrivelse for utførende entreprenør
• Å lage arbeidstegninger for utførende entreprenør

Dersom byggherre ønsker å ta ansvaret for prosjekteringen selv, og med det beholde kontrollen med valg av metoder og materialer, må byggherre enten selv melde ansvar i henhold til Plan og bygningsloven § 20-3 flg., eller inngå kontrakt med noen som kan ta på seg å prosjektere og ta på seg ansvar som prosjekterende mot kommunen.

Les mer om hva er prosjektering her.

Borettslag og sameier har normalt ikke forutsetninger for å prosjektere arbeidet selv og må inngå kontrakt med noen som kan ta på seg et slikt ansvar. Dermed blir det et spørsmål om det skal inngås en kontrakt med en prosjekterende, og en kontrakt med en entreprenør som skal utføre iht. prosjekteringen. Eller om byggherren skal overlate til entreprenøren å inngå nødvendige kontrakter med prosjekterende.

Vi anbefaler alltid at borettslag og sameier overlater til entreprenøren å prosjektere arbeidet. Det blir da opp til entreprenøren om han vil prosjektere selv eller inngå en kontrakt med prosjekterende.

Vår anbefaling går med andre ord i retning av å velge generalentrepriser, hvor entreprenøren får ansvaret for å prosjektere arbeidet.

Byggeleder

Styrene i borettslag og sameier har normalt ikke tid eller forutsetninger for å følge opp byggeprosjekter på en tilstrekkelig måte. De trenger noen som kan hjelpe dem, som de kan støtte seg på. Det er her byggelederen kommer inn i bildet.

En byggeleder er byggherrens hjelper gjennom byggeprosjektet, den som skal følge opp prosjektet økonomisk, fremdriftsmessig og kvalitetsmessig. Byggelederen er byggherrens vakthund ovenfor de andre aktørene. Byggelederen skal for eksempel sjekke at prosjekterende har prosjektert arbeidet, og at utførende utfører iht. prosjekteringen.

Borettslag og sameier engasjerer normalt et rådgivningsfirma i forbindelse med forprosjektet, hvor det vurderes om tiltaket overhodet skal gjennomføres. Rådgivningsfirmaet blir deretter ofte brukt som en byggeleder. Det er ofte lurt og helt ok.

Det er da viktig at rådgivningsfirmaet ikke samtidig får oppgaven med å prosjektere noe av arbeidet. Dersom bygglederen begynner å prosjektere arbeidet, taper byggelederen den uavhengighet vedkommende trenger for å være en god vakthund.

Vær derfor varsom med å la byggeleder få oppgaven med å prosjektere arbeidet som skal utføres.

Kontraktsvilkår i sameier og borettslag

Etter at kontraktstrukturen er bestemt, er det nokså gitt hvilke kontraktsvilkår som skal inn i de ulike kontraktene.

Ønsker byggherre selv å prosjektere arbeidet, skal entreprenørens ansvar begrenses til å utføre det som er prosjektert. Da er normalt Norsk Standard (normalt forkortet til NS) 8405 eller 8406 en god kontrakt. Ønsker byggherre å overlate til entreprenøren å prosjektere, er det NS 8407 som bør velges.

Ønsker byggherre en samspillsentreprise, finnes det ikke noen Norsk Standard kontrakt som kan brukes. Det må i stedet brukes kontraktsvilkår som vi kan finne i ulike maler. Her bør det søkes råd fra noen som kan samspillskontrakter og som kan sette opp en god kontrakt tilpasset ditt prosjekt.

Skal det inngås en kontrakt med en rådgivende ingeniør om prosjektering av jobben, er det normalt NS 8401 eller NS 8402 som bør brukes. Skal entreprenøren engasjere underentreprenører, bør entreprenøren velge mellom NS 8415, NS 8416 eller NS 8417, avhengig av om underentreprenøren skal prosjektere eller ikke. Rørleggere, elektrikere og ventilasjonsentreprenører skal normalt prosjektere eget arbeid, så de bør ha NS 8417 kontrakter med entreprenøren.

Dertil bør det gjerne lages noen spesielle vilkår som regulerer spesielle forhold i hvert enkelt byggeprosjekt. Det er alltid behov for noe skreddersøm i kontraktene.

Byggherrens funksjonskrav og andre krav

Til slutt må vi kommentere viktigheten av at byggherren, på en klar og uttømmende måte må beskriver de funksjonskrav og andre krav byggherren ønsker at entreprenøren prosjekterer og utfører i byggeperioden. Det er kanskje denne beskrivelsen, dette dokumentet, som er det viktigste avtaledokumentet uavhengig av både kontraktstruktur og kontraktsvilkår.

Dersom det ikke er rom for tolkning av kravene, vil så godt som alle innrette seg etter det som står skrevet. Er det rom for tolkning eller det mangler noe, vil entreprenørene jevnt over vurdere om de skal kreve tilleggsbetaling for å levere det byggherren krever. Ofte er slike krav også berettiget.

Legg derfor alltid ekstra innsats i å beskrive byggherrens krav på en klar og uttømmende måte. Da reduserer du farene for tvist vesentlig.

Lurer du på noen kan du ta uforpliktende kontakt med advokat Bent S. Kverme. Henvendelser er gratis frem til det avtales opprettelse av sak hos oss.

Kurs for styrer i borettslag og sameier Les mer om vårt kurs for borettslag og sameier som skal gjennomføre byggeprosjekter