Hvordan gjennomføre styremøter og årsmøter ?
Etter pandemien er det laget mange nye regler for gjennomføring av styremøter , årsmøter og generalforsamlinger ,slik at det er mulig å velge mellom fysiske og digitale møter og generalforsamlinger selskaper, sameier og borettslag.
Hvem bestemmer hvordan møte skal gjennomføres
Styret beslutter hvordan årsmøtet / generalforsamlingen gjennomføres, og de kan velge om de vil avholde møtet som digital, som det mer tradisjonelle fysiske møte eller en blanding.
Reglene gir også mulighet for digitale løsninger i andre tilfelle med eiere.
Hvor finner man reglene om dette ?
Reglene finner man i blant annet i følgende lover:
Det kan videre kommer frem av vedtektene for selskaper
Reglene er ikke helt like i de enkelte lovene, men i hovedsak bygger de på de samme prinsippene og begrensningene
Kan styre beslutte det helt fritt ?
Av hensyn eierdemokratiet bør man ikke fast bestemme den ene eller andre. Lovene har i enkelte tilfelle sagt at det ved behov kan kreves fysiske møter, se eksempel i Eierseksjoneringsloven § 41 hvor to seksjonseiere, som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve fysisk møte i eierseksjonssameier.
Disse reglene er med eller mindre samsvarende med å kreve ekstraordinær generalforsamling / årsmøte i Aksjeloven §5-7.
Styret må derfor sette en rimelig frist at andels- og seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere møteform, og eventuelt kreve fysisk møte etter at det er kjent hvilke saker som skal behandles. Styrene be om tilbakemelding om dette når man tak kontakt med eierne og spørs om det er noe man ønsker at skal behandles
Styret må basert på forslag foreta en avveiing av «forsvarlig møtegjennomføring» for at lovens krav til generalforsamling og årsmøte er oppfylt. Det er styrets ansvar at det skjer en forsvarlig gjennomføring, og styret anbefales å protokollføre sin beslutning om møteform.
Kan det bare være digitale deltakelse?
Styret må sikre at en kan bruke alminnelige digitale løsninger, som de fleste har tilgang til.
De må videre sikre at de som ikke vil eller kan delta digitalt får mulighet til å være med fysisk
Hva blir følgende ved feil valg?
Hvis det foretas en feil vurdering, eller avvises en større del av eiernes ønsker om fysisk møte kan vedtak bli ansett som ugyldighet
Vi kan bistår eierne og styrene til gjennomføring av møtene og hvordan de kan gjennomføres.
