Slik gjennomfører du sluttoppgjøret i entreprisekontrakter

Bygg og anleggsprosjekter skal avsluttes en dag og da kommer sluttoppgjøret. Det blir ofte en smertefull prosess, men det finnes gode oppskrifter på hvordan sluttoppgjøret i entreprisekontrakter bør gjennomføres. Mye av oppgaver går ut på å unngå unødvendige misforståelser rundt faktum.

Her kan du lese om hvordan du bør gjennomføre sluttoppgjøret i entreprisekontrater.

1. Sluttoppgjørsmalen i standardkontraktene til Norsk Standard

Sluttoppgjøret markerer slutten på entrepriseoppdraget. Det er da god skikk at begge parter viser den andre part, hva de mener de har av krav mot den andre i anledning kontrakten. Både betalte – og ikke betalte krav.

Sluttoppgjørsreglene i standardkontraktene starter med å pålegge entreprenøren å gi en full oversikt over partenes krav i anledning kontrakten, uavhengig av om de er betalt eller ikke.

Årsaken til at oversikten skal vise betalte krav, er at gjenstående krav ofte er betinget av krav som allerede er betalt. Da må også disse kravene inn i oversikten for helhetens sin skyld. Vi anbefaler derfor at alle krav presenteres, både de som er betalt og de som ikke er betalt.

Det er denne løsningen standardkontraktene til Norsk Standard bygger på. Se eksempelvis NS 8405 pkt. 33.1 eller NS 8407 pkt. 39.1.

Husk å skille mellom kravene og fakturaene

Det er viktig å skiller mellom de krav partene har mot hverandre, og de fakturaer som er sendt. Fakturaene er i prinsippet kun regnskapstekniske dokumenter, og de sier ikke i seg selv noe om rettmessigheten av kravene som kreves betalt i fakturaen. Derfor må hovedfokuset være på kravene, ikke fakturaene.

La oss se nærmere hvordan sluttoppgjøret bør gjennomføres, og spesielt hvordan sluttoppsettet bør utformes.

2. Nærmere om oppbyggingen av sluttoppgjøret i entreprisekontrakter

2.1. Sluttoppsettet og sluttfakturaen

Entreprenøren skal starte sluttoppgjøret med å sende en sluttoppstilling og en sluttfaktura. Sluttoppsettet bør inneholde følgende oversikt.

2.2. Oversikt over alle entreprenørens krav

Start med å presentere en oppsummering over alle krav entreprenøren har hatt og har mot oppdragsgiveren i anledning kontrakten.

2.2.1. Kontraktsum og justert kontraktssum

Presenter deretter den avtalte kontraktsummen. Enten det er en fastpris, eller en pris basert på antatte mengder og enhetspriser.

Angi deretter de justeringer som skal gjøres etter reglene om indeksregulering eller mengderegulering. Dette endrer kontraktsummen, men utgjør formelt sett ikke en endring. Legg sammen og omtal gjerne summen som justert kontraktsum.

Er det utført endringsarbeid det kreves betaling for, skiller vi ut disse kravene som tillegg. Se nedenfor.

Er det arbeid entreprenøren ikke har utført ennå, skal det håndteres som en mangel eller gjenstående arbeid. Det utløser krav på prisavslag/erstatning fra byggherrens side. I prinsippet skal entreprenøren først «få betalt» som om arbeidet er utført, deretter betale prisavslag eller erstatning til byggherre. Prisavslaget skal tilsvare det det koster byggherren å få andre til å utføre arbeidet, eller som et minimum det entreprenøren har spart på å ikke utføre arbeidet.

Det er viktig å ikke juster ned kontraktsummen på grunn av slikt gjenstående arbeid. Det skal i stedet løses som et motkrav fra byggherren. Det er viktig at dere har kontroll på disse elementene, slik at det blir riktig totalt sett.

2.2.2. Tilleggskrav / fradrag

Har byggherren pålagt entreprenøren endringer og tilleggsarbeid, skal entreprenøren skal lister opp alle endringer entreprenøren mener gir rett på tilleggsvederlag, og størrelsen på hvert tilleggskrav. Det er viktig å være tydelig på om det kravet entreprenøren krever dekket er den netto merkostnad entreprenøren er påførts som følge av endringen, eller om det kun er kostnaden, uten at eventuell besparelse er regnet med. Dette er av betydning for oppdragsgivers krav på dra nytte av den besparelse endringen har medført. 

Når alle tilleggskrav og netto besparelser er listet opp, summeres disse til en sum tillegg/fradrag.

Summen av justert kontraktsum og sum tillegg / fradrag blir da det totale kravet entreprenøren har rett til å fakturer i prosjektet.

2.2.3. Oversikt over alle fakturaer som er sendt, enten de er betalt eller ikke

Entreprenøren bør deretter liste opp alle fakturaer som er sendt, både a-kontofakturaer på kontraktsum og tilleggsfakturaer.

Det er lurt å liste opp alle a-kontofakturaer først og summere disse. Deretter alle tilleggsfakturaer og summere disse.

Summer deretter hvor mye som er fakturert og sammenlign dette med det totale kravet entreprenøren har rett til å fakturere i prosjektet. Normalt er det bare innestående, eller de siste 10 % av kontraktsummen som ikke skal være fakturert enda. Dette skal faktureres i sluttfakturaene.

Er differansen større, har entreprenøren fakturert mindre enn det entreprenøren mener seg berettiget til og det bør sendes faktura på resterende.

Krav på tilleggsvederlag bør alltid fakturer i egne fakturaer. I hver faktura skal det kun kreves betaling for et tillegg, ikke flere. Dermed vil manglende betaling av en faktura, kunne knyttes til bestemt tillegg eller endring. Det gjør det også enklere å sette sammen dokumentasjonen som underbygger kravet og som skal følge fakturaen.

Dokumentasjonen på kravet består av

• endringsordren eller den irregulære endringsordren fra byggherren,
• varslet fra entreprenøren hvor entreprenøren varsler krav,
• dokumentasjon på at endringen er utført, og
• dokumentasjon som viser hva  entreprenøren kan kreve betalt av oppdragsgiver. 

De fakturaer som ikke er betalt må markeres og summeres. Dette inngår som entreprenøren krav i sluttoppgjøret.

2.2.4. Oversikt over alle fakturerte / ikke fakturerte krav byggherren har bestridt og som entreprenør fastholder

Siden sluttoppgjøret skal markere slutten på entrepriseoppdraget, forventes det at partene legger alle krav på bordet. Krav som ikke legges frem i sluttoppgjøret, er det naturlig å anta er frafalt eller ikke vil bli fremmet. I standardkontraktene til Norsk Standard er dette bestemt uttrykkelig, og partene taper krav som ikke blir lagt på bordet i forbindelse med sluttoppgjøret. Samme regel gjelder også til en viss grad der dette ikke er avtalt uttrykkelig. Det er med andre ord fare for at krav tapes om de ikke blir lagt på bordet i sluttoppgjøret.

Det er derfor viktig at entreprenøren presiserer at alle krav som er fakturert fastholdes, og at entreprenøren, dersom det er aktuelt, fastholder krav som er varslet tidligere, men ikke fakturert. Hvert enkelt krav bør listes opp med grunnlag og beløp.

2.2.5. Oversikt over alle krav som ikke tidligere er fakturert, og som faktureres nå

Entreprenøren skal mot slutten liste opp krav som ikke tidligere er fakturert, og som faktureres i sluttfakturaen. Det bør kun være snakk om innestående, eller de siste 10 % av kontraktsummen. Se Bustadoppføringslova som bestemmer at de siste 10 % av kontraktsummen, først kan kreves betalt etter overtakelsen.

Er det andre krav om ikke er fakturert, bør de faktureres før sluttfakturaen sendes, og tas med i listen over fakturerte krav.

2.2.5. Oppsummeringen i sluttoppsettet

Til slutt bør  entreprenøren oppsummere sitt betalingskrav i sluttoppgjøret, det vil si hvor mye entreprenøren mener oppdragsgiver totalt sett skylder. Det er da snakk om de krav som er fakturert, men ikke betalt, samt kravet i sluttfakturaen. Beløpene bør angis både uten og med MVA.

2.2. Entreprenørens frist for å sende inn sitt sluttoppgjør

Er det ikke avtalt en frist for når entreprenøren må sende sitt sluttoppgjør til byggherren, kan det sendes helt frem til kravet går tapt som følge av foreldelse eller passivitet. Generelt anbefaler vi at sluttoppgjøret sendes raskest mulig, og senest innen 2 måneder fra overtakelsen fant sted. Er det avtalt en standardkontrakt fra Norsk Standard, er det der en 2 måneders frist regnet fra overtakelsen. Dertil kommer en tilleggsfrist fastsatt av byggherren etter utløpet av denne fristen.

Men selv om det ikke er avtalt frister, bør entreprenør av økonomiske grunner og hensynet til byggherrens ønske om å avslutte prosjektet, sende sitt sluttoppgjør så raskt som mulig. Er entreprenøren svært sen med å sende sitt sluttoppsett kan krav gå tapt etter norsk retts regler om passivitet.

3. Oppdragsgivers svar på entreprenørens sluttoppsett og sluttfaktura

3.1. Byggherrens innsigelser og motkrav

Etter at byggherren har mottatt sluttoppgjøret fra entreprenøren, bør byggherren svare. Svaret bør inneholde en liste over de innsigelser byggherren har til entreprenørens krav, samt en liste over eventuelle motkrav byggherren har mot entreprenøren. Motkravene er normalt enten begrunnet med kontraktsbrudd fra entreprenøren før overtakelsen og krav som følge av forsinkelse eller mangler.

Det å kun la være å betale entreprenørens faktura, anses for å være en dårlig skikk, og fremstår som noe respektløst. Det er bedre å angi konkret hvorfor fakturaer ikke blir betalt, og med det gi entreprenøren grunnlag for å forstå byggherrens innsigelser og motkrav. Er det avtalt en standardkontrakt fra Norsk Standard, stilles det strenge krav til byggherrens svar. Er de ikke tilstrekkelig konkrete, kan byggherren tape innsigelsene og motkravene.

3.2. Byggherrens frister

Også byggherren bør være rask med å svare entreprenøren. Er byggherren svært sen, kan byggherren tape innsigelser og krav som følge av norsk retts regler om passivitet.

Er det avtalt en standardkontrakt fra Norsk Standard, har byggherren en frist på 2 måneder regnet fra mottakelsen av sluttoppsettet og sluttfakturaen fra entreprenøren. Overholdes ikke fristen taper byggherren innsigelsene og krav som følge av forsinkelse. Krav som følge av mangler holdes utenfor disse reglene.

3. Forhandlinger og bistand fra advokat og andre

Det hender ofte at partene ikke klarer å bli enige om sluttoppgjøret i entreprisekontrakter. Da er det viktig å håndtere prosessen på en klok måte. Vår erfaring er at svært mange sluttoppgjørstvister skyldes at partene ikke har lyttet til hverandre: At de ikke har klart å vise den andre part hva som er faktum, og at partene derfor snakker forbi hverandre.

Det å klare å se faktum sammen, er ofte den billigste veien ut av en sluttoppgjørstvist. Det å engasjere en advokat, som kan hjelpe partene med å få frem riktig faktum er lurt. Alternativt kan det raskt bli konkludert med at tvisten må løses av en dommer, og det koster mye i form av salærer til fagkyndige og advokater, internkostnad i form av tidsbruk og fokus på rettsaken fra ansatte.

Noen ganger er det ikke mulig å oppnå enighet mellom partene. Da kan rettsak være det riktige. Det er da viktig at tvisten kan bli håndtert av advokater med god erfaring med entreprisetvister.

Sluttoppgjøret i entreprisekontrakter behøver ikke være komplisert å gjennomføre. Men det krever at partene presenterer sine krav, innsigelser og motkrav på en systematisk måte.

Vi bistår både byggherrer og entreprenører i slike tvister. Vi vet hvor viktig det er først å få partene til å se på faktum sammen og med det unngå rettsaker. Er det ikke mulig å oppnå enighet mellom partene vet vi hva som må til for å forberede og prosedere entreprisetvister. Vi kan høyst sannsynlig også bistå deg.