Arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-poster

Reglene om arbeidsgivers rett til innsyn i de ansattes e-postkasse og filområder, trådte i kraft 1. mars 2009.

Forskriften gjelder arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers ”e-postkasse”.
Dette omfatter innsyn i eventuelle e-postkasser den ansatte har fått i virksomheten til bruk i sitt arbeid, inkludert innsyn i og gjennomsøking av arbeidstakerens personlige område i virksomhetens datanett og innsyn i annet elektronisk utstyr.
Forutsetningen er at det er arbeidsgiver som eier utstyret, og at arbeidsgiver har fått utlevert utstyret eller tilgang til utstyret for bruk i sitt arbeide.

Bestemmelsene gjelder dermed innsyn i:

– ansattes e-postkorrespondanse (innboks og utboks), kalender, kontakter og konkrete dokumenter i e-postkassen

– kontakter og korrespondanse i mobiltelefonen (sms og mms) samt lagrede videoopptak og bilder

– andre elektronisk lagrede dokumenter og korrespondanse i andre elektroniske kommunikasjonsmedier

Bestemmelsene gjelder også for arbeidsgivers innsyn i opplysninger som arbeidstaker har slettet, men som finnes lagret på sikkerhetskopier eller lignende som arbeidsgiver har tilgang til. Reglene gjelder både overfor nåværende og tidligere arbeidstakere, samt andre som utfører, eller har utført, arbeid for arbeidsgiver, for eksempel konsulenter.

Arbeidsgiverens rettigheter
Arbeidsgivere har bare rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakerens e-postkasse dersom et av vilkårene i § 9-2 er oppfylt og at arbeidsgiver har en saklig grunn. Hvis opplysningene lett kan fremskaffes på annen måte uten innsyn i e-post, vil arbeidsgiver ikke ha saklig grunn for innsyn.

Det er ikke anledning til å avtale innsyn i andre situasjoner enn det som følger av denne bestemmelsen, til arbeidstakerens ugunst. Det er derimot intet til hinder for at arbeidstaker selv uoppfordret gir arbeidsgiveren rett til innsyn, eks. ved uventet fravær, sykdom eller avsluttet arbeidsforhold..

Kort oversikt over de tilfeller arbeidsgiver har rett til innsyn i den ansattes e-post:

Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften:
Typisk ved arbeidstakers fravær dersom det er grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn.
Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten:
Målestokken er hva man i alminnelighet anser som legitime hensyn ved en virksomhet.
Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet:
Kravet vil typisk være oppfylt dersom e-postkassen benyttes til straffbare forhold, for eksempel at den ansatte laster ned og/eller videresender ulovlig materiale eller ulovlig fildeling.
Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed:
For eksempel ved mistanke om at e-posten benyttes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig eller illojalt innhold.
Varsling eller underretning om innsyn

Ved innsyn skal arbeidstaker ”så langt som mulig” varsles og få anledning til å uttale seg før innsyn blir gjennomført. Det betyr at varsel ikke er et absolutt krav, men at det bør forsøkes gitt.
Hvis innsyn skjer fordi arbeidsgiver skal svare på et tilbud med kort frist i arbeidstakers fravær, vil det ikke være et krav om varsling.

Varselet skal opplyse om:

– Hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt

– Hvilke rettigheter arbeidstaker har etter forskriften.

Hvis det er mulig, skal arbeidstaker gis anledning til å være tilstede under gjennomføringen av innsynet, og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
Er innsyn foretatt uten forutgående varsel, for eksempel på grunn av tidsnød eller fordi arbeidstakeren er vanskelig å få tak i, skal arbeidstaker gis skriftlig beskjed etter at innsynet er gjennomført.

Underretningen skal opplyse om:

– Hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt

– Hvilke rettigheter arbeidstaker har etter forskriften

– Hvilken metode for innsyn som ble benyttet

– Hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet og resultatet av innsynet

– Resultatet av innsynet

Ved arbeidsforholdets opphør

Når arbeidsforholdet opphører, følger det av forskriftens § 9-4 at arbeidstakers e-postkasse skal avsluttes. Hovedregelen er at e-postkassens innhold, innhold i andre elektroniske kommunikasjonsmedier og dokumenter lagret elektronisk skal gjennomgås og lagres dersom drift av virksomheten tilsier at informasjonen fortsatt skal lagres. Arbeidstaker må gi arbeidsgiver tilgang til all dokumentasjon med tjenstlig innhold.

Arbeidsgiver kan kreve at arbeidstaker sorterer ut og arkiverer virksomhetsrelatert e-post og sletter e-post og dokumenter med privat innhold, før e-postkassen slettes. Innsyn i e-postkassen før avslutning av denne må følge de samme regler som beskrevet over.

Selv om e-postkassen skal slettes, er det ingen selvfølge at også opplysninger på reservekopier og lignende blir slettet. Det er naturlig at arbeidsgiver i noen tid etter endt arbeidsforhold behandler opplysninger om tidligere arbeidstakere. Innsyn i slike opplysninger i reservekopier og lignende kan imidlertid kun skje dersom vilkårene i § 9-2 er oppfylt.

Avtale om avslutning av e-postkassen ved arbeidsforholdets opphør bør inngås i en situasjon der arbeidstaker ikke føler seg presset til å gi arbeidsgiver innsyn. På ansettelsestidspunktet vil ofte arbeidstaker kunne føle seg forpliktet til å inngå avtale om innsyn, fordi det som fremstår som et vilkår for ansettelse. Arbeidstaker vil trolig føle seg friere i forbindelse med opphør av arbeidsforholdet, og dette kan derfor være et bedre tidspunkt for inngåelse av en slik avtale.

Se forslag til avtale her:

Mer informasjon:

Mer informasjon om regelverket og praktiseringen av det finnes blant annet på www.datatilsynet.no Selve forskriften, og personopplysningsloven, kan søkes opp på www.lovdata.no