Forprosjektet – Byggeprosjekter i sameier og borettslag

Styrer i sameier og borettslag har ansvar for å ivareta fellesareal og bygningsmassen til sameiet / laget. Det innebærer ofte ansvar for små og store byggeprosjekter i sameier og borettslag.

De må vurdere, planlegge, gjennomføre og følge opp større eller mindre bygge- og vedlikeholdsprosjekter. Til tross for stort ansvar, har styrene ofte begrenset med kunnskap og forutsetning for å gjennomføre slike prosesser. Det kan føre til uønskede situasjoner hvor styrer nøler, og ikke tar tak i oppgaver, eller håndterer dem feil og risikerer personlig ansvar. Her kan du lese mer om styrene må tenke på.

Borettslagsloven og Eierseksjonsloven, styrets fullmakt

Begge lovene har omtrent tilsvarende regler. Styrene har rett og plikt til å iverksette nødvendig vedlikehold. Dette gjelder uavhengig av hvor mye det koster. Må taket skiftes ut, så må det skiftes ut selv om det koster mye. Samtidig er det god skikk å orientere generalforsamlingen/sameiermøtet og gjerne innhente beslutning fra disse om å gjennomføre prosjektet selv om det ligger innfor styrets fullmakt.

«Eierseksjonsloven § 57.Styrets oppgaver

Styret skal sørge for vedlikehold og drift av eiendommen og ellers sørge for forvaltningen av sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og beslutninger på årsmøtet»

«Burettslagslova § 8-8.Oppgåver for styret

Styret skal leie verksemda i laget i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlinga. Styret kan ta alle avgjerder som ikkje i lov eller vedtekter er lagde til andre organ»

Se mer i Eierseksjonsloven og Burettslagslova.

Dersom det er snakk om å bygge noe nytt, tilføre deler og egenskaper som ikke allerede var en del av fellesarealet / bygningsmassen, snakker vi ikke lenger om vedlikehold. For slike tiltak må styret innhente fullmakt fra generalforsamlingen/sameiermøtet. Hvor grensen går mellom vanlig vedlikehold og tiltak som krever fullmakt er vanskelig å trekke, og det er god skikk at styret innhenter fullmakt der de er i tvil.

Enten det gjelder ordinært vedlikehold, eller et større prosjekt som krever fullmakt fra generalforsamlingen/sameiermøtet, snakker vi om byggeprosjekter. 

Fra en ide / et ønsket,  til noe å jobbe videre med

Er det noe styrer i sameier og borettslag får nok av, så er det ønsker og gode ideer fra beboerne om ulike tiltak. Siden de sjelden kan gjennomføre alt, må styret sortere de ulike ønskene og ideene, og finne ut hvilke av dem som skal prioriteres og vurderes nærmere.

Denne prosessen skjer normalt svært uformelt, og er noe styrene har rett til å håndtere internt. Er ikke beboerne fornøyd med måten styrene håndterer denne prosessen på, kan de gi styrene instruks gjennom beslutninger på generalforsamlingen/sameiermøtet eller i verste fall bytte ut styret.

Når ønskene og ideene er sortert og satt opp i prioritert rekkefølge, må styret vurdere om styret har fullmakt til å bruke penger på tiltaket. Er det et normalt vedlikeholdstiltak, har styret fullmakt gjennom loven. Er det noe som går utenfor vanlig vedlikehold må styret innhente fullmakt før de bruker penger på tiltaket. Se Eierseksjonsloven § 50  og Burettslagslova § 8-9.

Innledende beskrivelse av ideen / behovet for et byggeprosjekt

Før styret beslutter å bruke penger på tiltaket, eller presenter tiltaket for generalforsamlingen / sameiermøtet for eventuelt å få fullmakt til å bruke penger på det, bør styret lage en presentasjon med begrunnelse for hvorfor tiltaket eventuelt bør gjennomføres.

Spørsmålene som bør besvares i en slik presentasjon er bla.

• Hva er problemet med dagens løsning?
• Hvilken løsning ønsker vi oss?
• Bør eller kan andre problemer løses samtidig?
• Hvilke alternative løsninger finnes, pris og tidsramme?
• Hvilken av alternativene er best?
• Hvordan skal vi implementere og finansiere valgt løsning?

Dersom det er vanskelig å finne gode svar, er det et tegn på at det behov for grundigere saksforberedelser. Det er typisk en oppgave som gis videre til et forprosjekt.

Forprosjektet – før det er naturlig å snakke om et byggeprosjekt

Blir det er besluttet å gå videre med tiltaket, er det normalt lurt å gjennomføre et forprosjekt. Formålet med forprosjektet er å vurdere tiltaket i mer detalj, gjerne ved hjelp av eksterne ressurser for å være sikker på at man ikke setter i gang kostbare prosjekter som ikke har livets rett.

Forprosjektet bør ledes av en prosjektleder som kan støtte seg på en eller flere i sameiet / borettslaget og noen eksterne ressurser (konsulenter, erfarne entreprenører, ingeniører ol.). Forprosjektet må gis et mandat som bør omfatte:

• Å gi en grundig utredning av spørsmålene ovenfor
• Å lage forslag til fremdriftsplan, budsjett eller kostnadsramme for tiltaket
• Å beskrive hvordan kravene Byggherreforskriften og Internkontrollforskriften er tenkt ivaretatt
• Å beskrive den videre beslutningsprosessen, hvorvidt styret antas å ha fullmakt til å håndtere saken videre, og hvilke beslutninger som eventuelt må treffes av generalforsamlingen eller sameiermøtet.
• Budsjett for forprosjektet
• Tidsfrist for delrapportering og endelig rapport til styret eller generalforsamlingen

Husk at økonomi og tid er faktorer som påvirker kvaliteten på arbeidet. Gi forprosjektet både en tidsramme og økonomi til å arbeide grundig. Det kan gi besparelser på sikt. Husk ordtaket: Hastverk er lastverk. Tenk også uavhengighet. Ikke engasjer rådgivere som har økonomisk interesse i at tiltakene gjennomføres.

Forprosjektet sin rapport leveres til styret som om nødvendig legger den frem for generalforsamlingen eller sameiermøtet.

Fra forprosjekt til byggeprosjekt

Er det besluttet at tiltaket skal gjennomføres, kan vi kalle det et byggeprosjekt. En overordnet og enkel oppgaveliste for byggeprosjekter ser slik ut:

• Byggherre må først lage en klar og uttømmende måte beskrive de funksjonskrav og andre krav entreprenøren skal oppfylle i byggeperioden. Det kan enten skje i samarbeid med rådgivere, eller i samarbeid med entreprenøren i en samspillsentrepriseform. NB husk at rådgiverne må være uavhengige.
• Entreprenøren må gi en pris på jobben. Byggherre må ha rett til å avslutte prosjektet om prisen blir for høy.
• Entreprenøren prosjekterer og utfører jobben. Eventuelle uforutsette forhold og oppdukkende behov for byggherre håndteres etter kontraktens regler om endringer og tilleggsvederlag.
• Eventuelle forsinkelser håndteres etter kontraktens regler om forsinkelse.
• Det gjennomføres en formell overtakelsesforretning og et sluttoppgjør.
• Eventuelle mangler håndteres etter kontraktens regler om mangler.

I disse 6 kulepunktene ligger det svært mye partene må være klar over og håndtere på riktig måte. Det vil sprenge rammene for denne artikkelen å gå i detalj på alt. Her viser vi i stedet til at vi holder kurs som dekker dette, og vi tilbyr løpende juridisk veiledning i slike prosjekter. Lurer du på hva som er lurest for deg, er det bare å ta uforpliktende kontakt med oss.

Les mer om vårt kurs for borettslag og sameier som skal gjennomføre byggeprosjekter

Typiske feil og tabber i byggeprosjekter i sameier og borettslag

Når vi blir kontaktet av partene i slike byggeprosjekter hvor det er oppstått tviste, ser vi raskt hva som har gått galt. Gjengangere som er verdt å nevne er:

• Styrer unnlater å ta tak i ideer og behov slik at beboerne opplever at verdien på bygningsmassen faller.
• Styrer unnlater å involvere beboerne i prosjekter beboerne anser så store at de ønsker at avgjørelsen tas i sameiermøte/generalforsamlingen. 
• Rådgiverne som engasjeres har økonomisk interesse, eller kan mistenkes for å ha økonomisk interesse i at ideen / behovet blir realisert. Det reduserer troverdigheten i de råd de gir.
• Rådgiverne har ikke tilstrekkelig kompetanse og erfaring til å gi gode råd vedr. kontraktene. De siste årene ser vi spesielt ofte at det brukes uttrykk som samspill uten at dette er regulert i kontraktene på en god nok måte. Dette innfører betydelig risiko for begge parter i prosjektet. Les mer om bruk av samspill i byggeprosjekter i borettslag og sameier. 
• Samme rådgiver som har vært med i forprosjektet, blir brukt i byggeprosjektet som en byggeleder og prosjekterende. Det er ofte veldig uheldig. Byggeleder skal være vakthunden til byggherre, som skal passe på at prosjekterende gjør jobben sin. Når samme rådgiver er både byggeleder og prosjekterende, settes «bukken til å passe havresekken». Det bør unngås. Les mer om kontraktstruktur i byggeprosjekter i borettslag og sameier. 

Borettslagene og sameiene venter for lenge med å søke bistand fra advokat. Ofte flere år etter at arbeidet er utført og mangler ikke blir utbedret. Det fører ofte til at krav blir tapt fordi bevis er borte og krav kanskje foreldet. I slike saker ser vi at det ofte er lite vi advokater kan gjøre når feilene allerede er begått. Det er lurere å engasjere advokat allerede under planleggingen av byggeprosjektet, for på den måten unngå at feilene begås.

Det å søke bistand i tide kan lønne seg på sikt

Lurer du på noen kan du ta uforpliktende kontakt med advokat Bent S. Kverme. Henvendelser er gratis frem til det avtales opprettelse av sak hos oss.

Les mer om hva vi kan tilby som løpende rådgivning eller som kurs i vårt 
Produktark Kurs for styrer i borettslag og sameier RS