Åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger

Åpenhetsloven og dens krav til aktsomhetsvurderinger er et ledd i kampen mot useriøse virksomheter i bygg- og anleggsbransjen. Kampen er viktig, den har pågått lenge, og vil helt sikkert være noe vi må forholde oss til i mange år fremover. Målet er selvsagt å bli kvitt aktører som ikke respekterer arbeidstakeres rettigheter og sikkerhet, miljøet og bedriver økonomisk kriminalitet. Det er her Åpenhetsloven kommer inn. La oss oppsummere litt rundt den.

Les hele loven her: 

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven)

Åpenhetsloven og krav til aktsomhetsvurdering gjelder for “større” virksomheter

Åpenhetsloven gjelder for «større» virksomheter. Dette er definert til å være bedrifter som oppfyller 2 av tre vilkår:

1. Salgsinntekt: 70 millioner kroner
2. Balansesum: 35 millioner kroner
3. Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk.

Det står i loven at vurderingen skal tas på «balansedagen». Det vil si at vi ser ikke på et gjennomsnitt over tid, det er status på regnskapets avslutning som er avgjørende, 31.12.

Se åpenhetsloven § 3 første ledd.

Oslo Modellen utvider anvendelsesområdet for Åpenhetsloven

Ut fra dette kan en tro at loven ikke får noen virkning for mindre virksomheter. Det er nok feil. Oslo kommune har i Oslo Modellen, innført de samme reglene for alle som ønsker å lever tilbud på bygg- og anleggskontrakter til kommunen. Se Oslo Modellen. Når Oslo kommune har valgt å utvide anvendelsesområdet for loven på denne måten, må vi forvente at også de andre storbyene vil gjøre det samme. Dermed vil det arbeidet Åpenhetsloven pålegger virksomhetene og dets underleverandører/underentreprenører spre seg nedover i “hele bransjen”. 

Konsekvensen av dette er at “alle” bør sett seg inn i hva reglene innebærer, starte arbeidet som loven beskriver og bli med på kampen mot useriøse virksomheter. 

Se mer om Oslo Modellen her. 

Aktsomhetsvurdering

Åpenhetsloven pålegger virksomhetene å gjennomføre en aktsomhetsvurdering og offentliggjøre en redegjørelse for denne vurderinger.  Dette skal i tillegg være en kontinuerlig prosess, ikke noe virksomheten kan gjøre en gang og ferdig med det.

Se åpenhetslovens § 4 og 5.

Med aktsomhetsvurderinger menes å

a. forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
b. kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere
c. iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger etter bokstav b
d. følge med på gjennomføring og resultater av tiltak etter bokstav c
e. kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter bokstav c og d
f. sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vedtektsfestet krav om aktsomhetsvurdering

Kravet om at arbeidet med aktsomhetsvurderingene skal være “forankret”, innebærer at vedtektene og interne instrukser/rutinebeskrivelser må pålegge de ansatte å gjennomføre dette arbeidet. 

Kartlegging av egen virksomhet

Kartleggingen og vurderingene må starte med egen virksomhet. Denne vil naturlig nok være konsentrert rundt arbeidsmiljø og arbeideres rettigheter og sikkerhet, hvordan virksomheten forebygger at den blir innblandet i økonomisk kriminalitet, hvordan virksomheten anskaffer og håndterer materialer på en miljø og bærekraftig måte. Stikkord for innkjøp kan være, fra hvem, hvilke materialer, hvor mye, returordninger o.l. Retningslinjer for lagring av materialer, bruk, avfallshåndtering og dokumentasjon av avfallshåndteringen.

En ting er å gjøre de riktige tingene. Det er like viktig at det dokumenteres at dere gjør de riktige tingene. Sørg for å ha rutiner som innebærer at arbeidet dere gjør blir dokumentert.

Det er her nyttig å nevne kravene i Plan og Bygningsloven og TEK 17 hvor det stilles krav til at alt so skal bygges skal prosjekteres slik at det skader miljøet “minst mulig”, det skal kartlegges hvilke materialer som blir benyttes i byggverk, hvilke materialer som kan gjenbrukes og brukes til ombruk. Se eksempelvis Plan og Bygningsloven § 29-5, TEK17 § 9-1 og 9-2, § 9-7, mfl. 

Karlegging av leverandørkjeden

Deretter må virksomhetene dere kjøper materialer fra og underentreprenører kartlegges og vurderes. I praksis handler  nok dette i stor grad om å starte med et «organisasjonskart, som viser alle leverandørene dere bruker, og gjerne hvilke underleverandører disse bruker. 

I prinsippet skal hele leverandørkjeden kartlegges og vurderes. Det kan være en nesten umulig oppgave. Dersom noen allerede har vurdert leverandøren eller underentreprenøren, kan dere støtte dere på denne vurderingen etter å ha tatt en selvstendig vurdering av om lovens krav til vurderingen er oppfylt. Det vil si om den er omfattende nok og tilstrekkelig oppdatert. 

Det viktigste i første omgang er å ha startet arbeidet, enn å ha kommet i mål med å kartlegge hele leverandørkjeden. 

Dersom en oppdager et leverandørledd med “svin på skogen”, skal det treffes noen tiltak. I utgangspunktet er målet å få leverandøren inn i folden, det vil si oppfylle kravene til en aktsom bedrift. Lar ikke det seg gjøre, bør leverandøren byttes ut. 

Kontinuerlig prosess

Arbeidet med aktsomhetsvurderingene skal være en kontinuerlig prosess. Sett av noen ressurser i organisasjonen til dette, og opparbeid bevissthet i organisasjonen på viktigheten av å bidra i kampen mot useriøse virksomheter.

Start med å formulere kravet om aktsomhetsvurderinger inn i vedtekter, arbeids- og rutinebeskrivelser.  Lag “organisasjonskartet” versjon 1.0, og oppdater kartet etter hvert som dere bytter ut leverandører eller får inn informasjon nye ledd i leverandørkjeden. 

Legg revisjon av kartleggingen og vurderingene inn i “årshjulet” for styret, eksempelvis 4 eller 2 ganger i året. 

Forholdsmessighet

Til sist må vi nevne at aktsomhetsvurderingene skal “stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold”. En liten bedrift kan ikke forventes å ha gjennomført en like omfattende kartlegging og vurdering som en stor bedrift. Men aktiviteter som berører områder hvor det er stor fare for miljøskade, arbeidslivskriminalitet eller fare for arbeideres liv og hese, må alle gjennomføre forsvarlige vurdering. 

Offentliggjøring av vurderingene

Forskriften krever at «Virksomhetene skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene etter § 4.”. Her vil nok praksis sprike noe i forhold til hvordan vurderingen offentliggjøres. Hjemmesiden er et godt utgangspunkt, men en statisk tekst på en hjemmeside antas å ikke være tilstrekkelig.

Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Den skal underskrives i tråd med reglene i regnskapsloven § 3-5. Hvor “listen” vil bli liggende med tanke på detaljeringsgraden i redegjørelsen er foreløpig noe uklart. 

Etter lovens § 6 kan enhver kreve å få informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser. Informasjonen dere da skal gi skal være skriftlig og besvart innen 3 uker fra dere mottok informasjonskravet.

Et krav om informasjon kan avslås dersom

• kravet ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva kravet gjelder
• kravet er åpenbart urimelig
• den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noens personlige forhold
• den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller andre drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår.
• Retten til informasjon om faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter som virksomheten er kjent med, gjelder uavhengig av begrensningene i annet ledd.

Lurer du på hvordan du kan implementere dette i din bedrift, er det mange ressurser på nettet. Vi kan også hjelpe deg i gang. Bare ta kontakt for en uforpliktende samtale.