“one size fits all” Varslingsrutine i entreprisekontrakter

Her kan du lese om en “one size fits all” varslingsrutine du fint kan bruke i enhver entreprisekontrakt

Mange opplever entreprisekontrakter som krevende å håndtere. Særlig de som er basert på Norsk Standard sine kontrakter. men også reglene i Bustadoppføringslova og Håndverkertjenesteloven kan oppleves som krevende, siden alle har regler som pålegger partene å sende varsler til den andre part i ulike situasjoner.

Mange mangler oversikt over reglene og er usikre på når varsel skal sendes, hvordan varselet skal sendes og hva varselet skal inneholde. Faren for å tape krav og rettigheter på grunn av manglende varsel eller feil ved varselet og svar er stor.

Det finnes imidlertid en “one size fits all” Varslingsrutine i entreprisekontrakter som du kan følge og som stort sett vil fungere fint i alle entreprisekontrakter. 

Varslingsrutinen består av 3 varslingsskjemaer

Rutinen består av 3 varslingsskjemaer.

• Skjema 1 er et varsel du gir den andre part så fort du oppdager et forhold du bør varsle om.
• Skjema 2 er en spesifisering av krav du har varslet.
• Skjema 3 er et varsel du bruker når du vil varsle den andre part at vedkommende har varslet eller svart for sent. 

Disse tre skjemaene er ofte alt du trenger. Spørsmålet er bare når de ulike skjemaene må brukes. 

1 Skjema 1 i varslingsrutinen – varsel om forhold som gir rett på fristforlengelse og vederlagsjustering

Varslingsreglene bygger på i all hovedsak på lojalitetsplikten partene i et kontraktsforhold har ovenfor hverandre. Som avtalepart skal du aktivt arbeide for at avtalen blir oppfylt av begge parter. Oppdager du forhold som kan hindre den andre part i å oppfylle sin del av avtalen, må du selvsagt varsle den andre part om forholdet. Ved å gi et slikt varsel, gis den andre part mulighet til å ta nødvendige grep for å løse problemene forholdet forårsaker.

Lojalitetsplikten og plikten til å varsle, er så viktig at du kan bli holdt erstatningsansvarlig for de merkostnader den andre part blir påført som følge av at du ikke varsler. 

1.1 Når må du varsle?

Du kan ha som en din faste varslingsrutine at du alltid skal varsle den andre part om forhold den andre part må antas å ha interesse av å bli varslet om.

Du skal i alle fall varsle om alle forhold du mener gir deg rett på vederlagsjustering eller fristforlengelse. Det kan for eksempel være at noe står i veien, slik at en jobb ikke kan bli utført, eller at du ikke har fått det den andre part skulle gi deg som grunnlag for det du skal utføre. Da må du varsle. Et annet eksempel kan være at oppdragsgiver har bedt deg utføre et arbeid du mener faller utenfor kontrakten. Rekken av forhold som du må varsle om er nesten uendelig, og det varierer fra kontrakt til kontrakt, hvor ofte situasjoner med varslingsplikt oppstår. 

Et tips, er å lese kontrakten og notere ned alle de bestemmelsene som pålegger deg å sende varsel, og ha det som en sjekkliste/huskeliste. 

Norsk Standard sine kontrakter, bestemmer i stor grad at dersom du ikke varsler “uten ugrunnet opphold” etter at du ble kjent med et slikt forhold, kan du ikke bruke forholdet som grunnlag for krav.

Du bør derfor, uavhengig av hvilke regler du har i din kontrakt, ha som rutine at du alltid sender varsel 1 så snart du får kjennskap til slike forhold.

Du må ikke vente med å sende varslet til du har oversikt over konsekvensene av det forhold du skal varsle om. Formålet med varselet er å gjøre den andre kjent med forholdet og at forholdet kan føre til krav fra deg. 

1.2 Hva skal varselet inneholde?

Du skal først beskrive forholdet du vil informere den andre part om. Husk at beskrivelsen skal leses av andre. Unngå å bruk stikkord, og ufullstendige setninger som bare du og motparten forstår. I verste fall skal kanskje advokater og dommere forstå det du skriver. Det mange eksempler på at det som skrives forutsetter at leseren allerede forstår hva teksten skal forklare, og at de som ikke vet det på forhånd ikke forstår teksten. 

Dersom du mener forholdet gir deg rett på fristforlengelse eller vederlagsjustering, må du skrive det inn i varselet. Bruk klare formuleringer, eksempelvis. 

• Forholdet vil forsinke vårt arbeid med … . Vi krever derfor fristforlengelse, tilsvarende den forsinkelse vi blir påført. 
• Forholdet påfører oss merkostnader, ved at vi må bruke mer betong og armering enn forutsatt. Vi vil kreve denne merkostnaden dekket av deg. 

Reglene i Norsk Standard sine kontrakter er de mest krevende med tanke på hva varselet skal inneholde. Med utgangspunkt i disse, kan du ha som regel at det er 5 krav du alltid skal vurdere å ta med i varselet.

1. Krav om fristforlengelse
2. Krav på vederlagsjustering
3. Krav på dekning av økte kostnader til Rigg og Drift
4. Krav på erstatning av tap som følge av nedsatt produktivitet (plunder og heft)
5. Krav om at endringsarbeid skal utføres etter reglene om regning, eller med justerte enhetspriser

Det finnes mange varslingsskjemaer der ute, og felles for dem er at de har dels ferdig utfylt tekst, eller avkrysningsbokser. Vi har også slike liggende. Om du ønsker de oversendt gratis, er det bare å ta kontakt.

Vår anbefaling er at skjemaene bær være “ferdig” utfylt, og at du sletter det du ikke trenger. Det utfyllingen av skjemaet enklere, enn at du skal huske på hva du skal ta inn i skjemaet. 

1.3 Hvordan skal du varsle?

Som den absolutte hovedregel skal du sende varsler skriftlig, og til den andre part.

Muntlige varsler har en stygg tendens til å bli glemt av den andre part når konfliktnivået stiger. Norsk Standard kontraktene sier også rett ut at varsler skal være skriftlige. Det er derfor ikke noen grunn til å gå bort fra regelen om at varsler skal være skriftlig. 

Du skal i tillegg sende varselet til motparten. De fleste avtaler har angitt adressen til motparten. Bruk denne. Der det er avtalt at en bestemt person er partens representant, kan/skal du sende varselelet til denne.

Sender du varselet til andre, eksempelvis en mer eller mindre tilfeldig ansatt hos motparten, en prosjektleder eller annen kontraktsmedhjelper, vil du fort risikere å bli møtte med anførselen om at du ikke har sendt varselet til motparten og derfor tapt krav. 

Det er normalt kun parten selv, eller dennes representant som er rett mottaker for varsler. 

2 Skjema 2 i varslingsrutinen – Spesifisering av krav

Når du har grunnlag for å spesifisere kravet på vederlagsjustering eller fristforlengelse, må du informere den andre part om de eksakte kravene.

Slikt grunnlag får du ofte først en god stund etter at du første gang oppdaget forholdet som ga deg rett på kravene. Du skal derfor  ikke vente med å sende skjema 1 til du har grunnlaget krav. 

Har du varslet krav på fristforlengelse, skal du så snart du har grunnlag for å spesifisere lengden på fristforlengelsen, angi hvor mange  dager du krever fristforlengelse. Lengden på fristforlengelsen skal være lik den forsinkelsen forholdet påførte deg.

Husk at du i lojalitet til den andre part skal forsøke å begrense skaden av en forstyrrelse. Det er med andre ord bare den forsinkelse du ikke klarte å unngå med rimelige grep, du kan kreve fristforlengelse for. 

Har du varselet krav på vederlagsjustering, skal du så snart du har grunnlag for å spesifisere kravet, angi størrelsen på kravet. Husk da at Norsk Standard kontraktene har egne regler for hvordan vederlaget skal justeres. Enten ved å bruke enhetspriser, justerte enhetspriser eller i samsvar med reglene om regningsarbeid. Du må vurdere om din kontrakt har slike regler, og spesifisere kravet på vederlagsjustering med utgangspunkt i disse reglene. 

Norsk Standard kontraktene bestemmer at dersom du ikke spesifiserer kravet på denne måten, har du ikke krav på mer enn det oppdragsgiver måtte forstå. I slike situasjoner er det ofte stor avstand mellom hva oppdragsgiver og entreprenør mener er riktig størrelse på kravet. Derfor skal du sende spesifiseringen av kravet så snart du har grunnlag for det. 

3 Skjema 3 i varslingsrutinen – varsel om for sent varsel eller svar

Norsk Standard kontraktene har en regel som sier at den part som vi anføre at den andre part har varslet eller svart for sent, må varsle om dette “uten ugrunnet opphold” etter at varselet eller svaret er mottatt. Gjør ikke parten de, skal varselet eller svaret anses for å være sendt i tide. 

Regelen har gode grunner for seg, og i vår “one size fits all” Varslingsrutine i entreprisekontrakter, har vi derfor innarbeidet et skjema 3 – varsel om for sent varsel eller svar. 

Bruk dette hver gang du er av den oppfatning at den andre part ikke har varslet eller svart i tide. Hvorvidt du har oppfattet fristen riktig eller ikke, avgjøres senere. Men sender du ikke et slikt skjema 3, blir nok varselet eller svaret fra den andre part stort sett ansett for å være sendt i tide. 

Varslingsskjemaene i Word format

Vi har som sagt varslingsskjemaer som kan utleveres gratis. Det er bare å ta kontakt med 

Advokat/Partner Bent S. Kverme
kverme@ladv.no
907 28 682

Husk å oppgi både e-postadresse og telefonnummer.

Trenger du en entrepriseadvokat, kan du sjekket ut vår “sjekkliste” ved valg av advokat.