Hvordan forberede styremøter?

Her skal vi se nærmere på hvem som skal gjøre hva før et styremøte, og hva andre bør gjøre.

Det vil bli henvist til aksjelovens regler, men de samme prinsippene vil gjelde for nesten alle type selskaper, foreninger m.v. Hvis det gjelder andre regler må det fremgå av vedtektene.

Hvem innkaller til styremøtene ?

Det er styreleder som formelt innkaller til styremøtene, da normalt basert på avtalte tidspunkt gjerne for et år av gangen. §6-20

I tillegg skal styreleder innkalle hvis han/hun, daglig leder eller andre styremedlemmer ønsker møte, innkalle til ekstraordinære møter.

Hvor mange møte skal det være?

I utgangspunkt skal det avholdes møter når noen i styret eller daglig leder mener det er nødvendig.

I aksjeselskap sier loven at  daglig leder hver 4. måned skal gi styret en underretning om virksomheten, se aksjeloven §6-15. Dette blir ofte praktisert ved at det holdes styremøter.

Hvem forbereder møte?

Daglig leder har ansvar for å forberede sakspapirene og forbereder saker som skal behandles av styret, i samråd med styreleder, se aksjeloven §6-21 .

Styreleder skal sjekke at daglig leder gjør en riktig vurdering av hvilke saker som skal styrebehandles, men har også en egen plikt til å kontrollere at en har grunnlag for en forsvarlig behandling av saken.

Hvem leder styremøtene?

Styreleder er ansvarlig for å gjennomført styremøtene på en effektiv måte.

Styreleder må derfor være forberedte og ha nødvendig kjennskap til det som skal behandles.

Hvilket ansvar har de andre medlemmene?

Alle styremedlemmene har ansvar for å møte forberedt og bidra på de områder hvor man har kompetanse. De må lese gjennom papirene god tid i forkant av møte, slik at det er mulig å avklare om det er noe som mangler mv.

Hva skal behandles?

Hovedreglene er at man skal føre tilsyn med ledelsen og selskapets ledelse, se aksjeloven § 6-13. Det vil alltid være noen faste punkter som skal behandles på hvert møte, som økonomisk oversikt, HMS m.v. mens andre ting kan behandles en gang i året.

Det anbefales at styret hvert år lager en styreplan, som daglig leder skal forholde seg til.

Det naturlige er for eksempel at årsregnskap alltid behandles i møte på vinger/vår, men andre ting som skal sjekkes er i orden tas på høsten.

Hvordan blir møtene effektive?

Hvis man har gode rapporteringsrutiner og god saksdokumentasjon, gir det  styret en mulighet til god forberedelse før møtet.

Styreleder og daglig leder kan ha behov for et forberedende møte for gjennomgang av de viktigste postene på agendaen.

Styrearbeidet lettes ved hjelp av elektronisk kommunikasjon, slik at alle er oppdatert.

Hvordan skal møte gjennomføres?

Hovedreglene i  aksjeloven § 6-19 skal det skje ved møter, hvor alle bør delta.

Det er åpnet for at møtene kan skje elektronisk eller på telefon, for hele eller deler av styret.

Det kan også skje skriftelige styremøte, hvor man for eksempel sender et spørsmål til hele styret, og ber om godkjenning i en enkelt sak.

 

Vi bistår styrer og enkelt medlemmer med rådgivning når det gjelder hva styret skal og bør behandle, det er bare å ta kontakt.