Hvordan gjennomføre styremøter og årsmøter ?

Etter pandemien er det laget mange  nye regler for gjennomføring av styremøter , årsmøter og generalforsamlinger ,slik at det er  mulig  å velge mellom fysiske og digitale møter og generalforsamlinger  selskaper,  sameier og borettslag.

Hvem bestemmer hvordan møte skal gjennomføres

Styret  beslutter hvordan årsmøtet / generalforsamlingen gjennomføres, og de kan velge om de vil avholde møtet som digital, som det mer tradisjonelle fysiske møte  eller en blanding.

Reglene gir også mulighet for digitale løsninger i andre tilfelle med eiere.

Hvor finner man reglene om dette ?

Reglene finner man i blant annet i følgende lover:

• Aksjeloven § 5-7
• Eierseksjonerings loven § 41
• Borettslagsloven §7-4. 4 ledd

Det kan videre kommer frem av vedtektene for selskaper

Reglene er ikke helt like i de enkelte lovene, men i hovedsak bygger de på de samme prinsippene og begrensningene

Kan styre beslutte det helt fritt ?

Av hensyn eierdemokratiet bør man ikke fast bestemme den ene eller andre. Lovene har i enkelte tilfelle sagt at  det ved behov kan kreves fysiske møter, se eksempel  i Eierseksjoneringsloven  § 41  hvor  to seksjonseiere, som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve fysisk møte i eierseksjonssameier.

Disse reglene er med  eller mindre samsvarende med å kreve ekstraordinær generalforsamling / årsmøte i Aksjeloven §5-7.

Styret må derfor sette en rimelig frist at andels- og seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere møteform, og eventuelt kreve fysisk møte etter at det er kjent hvilke saker som skal behandles.  Styrene be om tilbakemelding om dette når man tak kontakt med eierne og spørs om det er noe man ønsker at skal behandles

Styret må basert på forslag foreta en avveiing av  «forsvarlig møtegjennomføring» for at lovens krav til generalforsamling og årsmøte er oppfylt.  Det er  styrets ansvar at det skjer en  forsvarlig gjennomføring, og styret anbefales å protokollføre sin beslutning om  møteform.

Kan det bare være digitale deltakelse?

Styret må sikre at en kan bruke alminnelige digitale løsninger, som de fleste har tilgang til.

De må videre sikre at de som ikke vil eller kan delta digitalt får mulighet til å være med fysisk

Hva blir følgende ved feil valg?

Hvis det foretas en feil vurdering, eller avvises en større del av eiernes ønsker om fysisk møte kan vedtak bli ansett som ugyldighet

Vi kan bistår eierne og styrene til gjennomføring av møtene og hvordan de kan gjennomføres.