10 tabber borettslag og sameier må unngå i byggeprosjekter

Når borettslag og sameier skal gjennomføre vedlikeholdsprosjekter eller byggeprosjekter, er det noen typiske tabber som bør unngås. Vi har oppsummert 10 av de vanligste basert på saker vi har behandlet.

Av Advokat Bent S. Kverme

1 Overflatisk eller manglende forprosjekt

Hvorvidt et vedlikeholds- eller byggeprosjekt skal startes og gjennomføres, med de kostnader det innebærer, må vurderes nøye. Er behovet virkelig så stort som det kan se ut til? Bør det gjøres noe på fasaden, når det uansett skal skiftes rekkverk på balkongene? Er det lurt å gjøre noe mer, når det uansett skal settes opp en rigg, stillas etc.?

Disse og mange andre spørsmål besvares i de vi kaller et forprosjekt.

Vi har skrevet mer om det å gjennomføre et forprosjekt her.

Det å ikke gjennomføre et forprosjekt, eller gjennomføre et overflatisk forprosjekt, kan koste borettslaget elle sameiet dyrt. 

2 Svak eller manglende forankring hos beboerne

Det er til syvende og sist beboerne som skal betale kostnadene. Derfor bør det være beboerne som beslutninger gjennomføring av kostnadstunge prosjekter. Etter Burettslagsoven og Eierseksjonsloven har styret  fullmakt til å igangsette vedlikeholdsprosjekter. Er det snakk om å bygge noe nytt, og kostbart, må beslutning om igangsettelse treffes av generalforsamlingen/årsmøtet eller sameiermøtet.

Uavhengig av disse formelle reglene, ser vi at det er en tabbe, eller i strid med de demokratiske spilereglene, å ikke holde beboerne informert og kanskje innhente uttrykkelig fullmakt fra generalforsamlingen/årsmøtet eller sameiermøtet før prosjekter av en viss kostnad iverksettes. God dialog før prosjekter igangsettes forebygger misnøye og prosesser i etterkant. 

3 Feil byggleder eller fravær av byggeleder

De fleste styrer i borettslag og sameier, består av personer som har jobb og familie som sin primære oppgave. Arbeidet i styret er ofte et pliktløp, og styrene mangler ofte erfaring og kompetanse på å følge opp prosjektene økonomisk, teknisk og fremdriftsmessig. De trenger derfor en byggeleder.

Byggelederen skal være styrets høyre hånd i prosjektet. Vaktbikkja som skal passe på de andre aktørene på vegne av styret, borettslaget og sameiet.

Det å velge en erfaren og kompetent byggeleder er derfor viktig. Det blir viktigere jo større prosjektet er.

Det å ikke engasjere en slik byggeleder, eller engasjere en byggeleder som ikke klarer å håndtere oppgavene, er en tabbe.

Når det kommer til kontraktsvilkårene mellom byggelederen på den ene siden borettslaget eller sameiet på den andre siden, anbefaler vi bruk av NS 8403, samt flere av oppgavene beskrevet i ytelsesbeskrivelsen til NS 8403.

4 Sammenblanding av rollene byggeleder og prosjekterende

Det er mange rådgivningsfirmaer som tilbyr å være byggeleder i slike prosjekter. De samme firmaene får gjerne oppgaven med å lage pris- eller konkurransegrunnlaget som entreprenørene skal gi en pris på.

En viktig del av pris- eller konkurransegrunnlaget er beskrivelsen av det entreprenøren skal levere. Det er fort gjort å lage denne beskrivelsen detaljert at det anses for å være prosjektering. Se TEK17, kap 2 og 3. Gjør byggelederen det, blir byggelederen både ansvarlig for sin prosjektering, og vaktbikkja som skal passe på at prosjekterende gjør en god jobb. Da snakker vi om bukken som skal passe havresekken.

Dette ser vi skjer gang på gang, og sett fra borettslagene og sameiene er dette et tabbe som bør unngås.

5 Feil valg av kontraktstruktur og kontraktsvilkår

Kontraktstruktur handler om hvordan byggherren velger å organisere de ulike kontraktene som skal inngås.

Skal det utføres gravearbeider, elektroarbeid, rørleggerarbeid og snekkerarbeid, kan byggherren velge å inngå separate avtaler med entreprenører fra de ulike fagene. Vi kaller det byggherrestyrt entreprise. Det er noe vi fraråder, og anser som en tabbe.

Vi anbefaler i stedet at byggherre inngår avtale med en entreprenør, som får ansvaret for å inngå kontrakter med de andre fagene. På den måten får byggherre kun en part å forholde seg til dersom resultatet ikke blir som beskrevet.

Når det kommer til kontraktsvilkårene mellom borettslaget og sameiet på den ene siden, og entreprenøren på den andre siden, anbefaler vi NS 8407.

NS 8407 er en kontraktstandard for totalentrepriser, hvor entreprenøren får ansvaret for å prosjektere alle arbeider som borettslaget eller sameiet allerede har prosjektert, eller det er avtalt at de skal prosjektere.

Kontraktstandarden er laget for profesjonelle parter. Det forventes at partene etterlever de strenge reglene om varling og svar på varsler som er beskrevet i standarden. Dette er krevende for alle, særlig de som mangler kjennskap til reglene. Det er her byggelederen kommer inn som byggherrens høyre hånd.

Noen velger NS 8406 som er en enklere kontraktstandard. Da flyttes ansvaret for å prosjektere arbeidet over på byggherren. Skal totalentreprenøren ha ansvar for å prosjektere eget arbeid, må det i tilfelle avtales særskilt.

Du kan lese mer om kontraktstruktur her. 

Selv om du har valgt en NS kontrakt fra Standard Norge, er det alltid noe du må huske å avtale konkret. Her kan du lese mer om hva du alltid må huske å avtale konkret.  

6 Oppfølging av kontraktsvilkårene

Som nevnt ovenfor vil kontraktsvilkårene innebære ulike handleplikter for partene. Det å ikke etterleve disse handlepliktene kan føre til tap av rettigheter og krav. Det er derfor viktig å sette seg inn i kontraktsvilkårene som er avtalt, og etterleve dem. Har ikke styret selv nok kjennskap til hvilke handleplikter som ligger i kontrakten, bør styret engasjere en byggeleder.

7 Håndtering av forsinkelse

Det er mange forhold som kan forsinke byggeprosjekter. Det er derfor fornuftig å ta høyde for at det kan bli forsinkelse, slik at forsinkelse ikke blir kritisk. Lag derfor en romslig fremdriftsplan.

Selv om du har en romslig fremdriftsplan, er det lurt å ha kontroll på hvilke handleplikter partene har når det oppstår forsinkelse. Det er viktig å vite hvem som må dekke kostnaden som forsinkelsen forårsaker, hvem som har ansvaret og risikoen for de ulike forholdene som forsinker prosjektet. Dette er godt regulert i NS 8407 og de andre standardkontraktene. 

8 Håndtering av endringer

Det ligger i byggeprosjekters natur, at det kan oppstå behov/ønske om å endre på det som opprinnelig var planlagt utført. Byggherrene er derfor gitt en rett til å pålegge entreprenøren å utføre endringer. Det er imidlertid grenser for denne retten, og det er regler som pålegger partene ulike handleplikter når det oppstår situasjoner med endringer. Disse handlepliktene har stort sett økonomiske konsekvenser dersom de ikke følges, så her er det ekstremt viktig at partene føler reglene fullt ut.

Det å ikke håndtere endringer på riktig måte, er selvsagt en tabbe. Oppstår det uenighet om en utførelse er en endring eller ikke, kan det være lurt å engasjere advokat.

9 Håndtering av reklamasjoner

Det er helt normalt at det er noen feil og mangler på det entreprenøren har utført. Det skal rettes av entreprenøren raskt etter overleveringen.

Oppdager byggherren feil og mangler, må det reklameres raskt, og innen de frister som er avtalt. Reklamasjonen må deretter følges opp med tanke på utbedring, prisavslag, og i verste fall for å unngå foreldelse av krav. Vi ser dessverre alt for ofte at borettslag og sameier forsøker, i altfor lang tid, å få til en løsning med entreprenøren. Så lenge at krav foreldes. Dette ser vi ofte i situasjoner hvor byggelederen i tillegg har prosjektert deler av det som skulle utføres. Da fungerer ikke vaktbikkja som forventet, og krav kan gå tapt. 

Det er derfor viktig å kontakte advokat raskt. En god regel er å kontakte advokat allerede før takstmann engasjeres. På den måten kan advokaten være med på å beskrive mandatet til takstmannen. 

10 Unngå foreldelse

Vi avslutter denne listen med å minne om at alle krav som følge av mangler som hovedregel foreldes 3 år etter overtakelsen. Kravene foreldes likevel tidligst 1 år regnet fra da byggherren burde ha oppdaget mangelen.

Det er derfor viktig at byggherren ikke lar det gå for lang tid før advokat kontaktes. Advokat bør som regel kontaktes før det engasjeres fagkyndig. Helst innen 6 måneder regnet fra da feilen burde ha blitt oppdaget. Er det gått mer enn 2 år fra overtakelsen bør advokat kontaktes med en gang.

Vi bistår borettslag og sameier over hele landet gjennom løpende rådgivning og bistand, helt fra ide stadiet til ferdig gjennomført byggeprosjekt. Vi bistår også med tvisteløsning. Trenger du bistand, kan du ta uformell kontakt, så kan vi se om vi kan bistå.