Hvordan organisere byggeprosjekter i sameier og borettslag

Borettslag og sameier gjennomfører årlig bygg- og vedlikeholdsprosjekter for mange millioner kroner. Mye står på spill og det er viktig å organisere arbeidet på en trygg måte. Her vil vi beskrive hvordan du bør organisere byggeprosjekter i borettslag og sameier.

Vi har i en tidligere artikkel beskrevet hvordan prosessen frem til beslutning om å gjennomføre et byggeprosjekt bør gjennomføres. Les mer prosessen fra ide, til byggeprosjekt her.

Her ser vi nærme på hvordan byggeprosjektet som sådan bør gjennomføres.

Hvordan byggeprosjektet bør organiseres skal allerede være vurdert av forprosjektet, og bør fremgå av innstillingen til styret. Men ofte mangler dette og da må styret stake opp kursen selv.

Viktige stikkord er da følgende:

• Valg av byggleder
• Valg av kontraktstruktur, byggherrestyrt entreprise vs. generalentreprise
• Valg av kontraktsvilkår, utførelsesentreprise vs. totalentreprise
• Valg av entreprenør, utforming av konkurransegrunnlag og gjennomføringen av anbudskonkurranser.
• Kontraktsinngåelse og oppstartsmøte
• Gjennomføring av byggeperioden, rutiner for oppfølging av kontraktenes formelle handleplikter.
• Forsinkelse, overtakelse og reklamasjon
• Mangler og garanti
• Foreldelse

Vi skal kommentere noen av disse her, mens andre blir behandlet i egne artikler.

1. Valg av byggeleder

De færreste borettslag og sameier har  personer som har byggeteknisk kompetanse, erfaring og tid nok til å lede interne byggeprosjekter. Det er derfor nødvendig og oftest lurt å sette bort ledelsen av byggeprosjekter til noen som gjør slikt profesjonelt. Det borettslagene og sameiene da trenger er en byggeleder.

Byggelederens oppgave er å hjelpe borettslaget eller sameiet, vi kan også si byggherren, med å følge opp prosjektet teknisk, fremdriftsmessig og økonomisk.

Mange boligbyggelag tilbyr denne type tjeneste. Også selvstendige næringsdrivende konsulenter kan med fordel brukes som byggeledere.

Norsk Standard har en standardkontrakt for byggeledere, NS 8403. Vi anbefaler at den brukes. Vi anbefaler samtidig at oppgavene til byggeleder blir nøyere beskrevet med henvisning til Ytelsesbeskrivelsen til NS 8403. Det er en lang liste med typiske oppgaver en byggeleder kan utføre, og fungerer som en huskeliste, en avkrysningsliste. Ved å bruke denne blir det enklere å beskrive byggelederens ansvar og oppgaver på en klar og uttømmende måte.

Byggelederen skal ha en kontrollfunksjon opp mot de andre aktørene i prosjektet. Byggelederen må derfor være uavhengig av de andre aktørene i prosjektet, typisk arkitekten, prosjekterende, entreprenører etc.

Det betyr at byggelederen blant annet ikke må ta på seg oppgaver som en prosjekterende har ansvaret for. Da må byggelederen kontrollere sitt eget arbeid, og det fungerer normalt dårlig. Vi kommenterer dette nærmere avslutningsvis i denne artikkelen.

Vær derfor påpasselig og unngå at byggelederen får flere hatter i prosjektet.

2. Valg av kontraktstruktur, byggherrestyrt entreprise vs. generalentreprise

Byggherre må velge kontraktstruktur. Det vil si hvordan kontraktene som inngås skal organiseres innbyrdes. Skal for eksempel byggherren inngå alle kontrakter selv, eller skal entreprenøren få ansvaret med å inngå kontrakter med de andre aktørene? Dette er et kritisk valg som må tas før de konkrete kontraktsvilkårene velges.

Vi har skrevet om valget av kontraktstruktur i en annen artikkel, og viser til denne.

3. Valg av kontraktsvilkår, utførelsesentreprise vs. totalentreprise

Når kontraktstruktur er valgt, blir det med en gang enklere å velge kontraktsvilkår. Valget står i praksis mellom å la entreprenøren kun utføre det byggherren selv prosjekterer (utførelsesentreprise), eller overlate til entreprenøren å prosjektere arbeidet selv (totalentreprise).

Prosjektering innebærer å:

• Kartlegge og tolke alle regler og krav som stilles til det arbeidet som skal utføres.
• Velge metode som sikrer at kravene blir oppfylt
• Velge materialer som sikrer at kravene blir oppfylt
• Lage arbeidsbeskrivelse
• Lage arbeidstegninger

Prosjektering skal gjøres ferdig før arbeidet blir utført. Se Tek17 § 2-3. Vi har skrevet om hva prosjektering er i en annen artikkel, og viser til denne.

Vi anbefaler alltid borettslag og sameier å overlate til entreprenøren å prosjektere arbeidet. Når byggherren overlater til entreprenøren å prosjektere arbeidet, bør kontrakten mellom partene bygge på NS 8407, alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser.

Totalentreprenøren skal også sørge for at alle krav byggherrens krever blir oppfylt.

Det er viktig at byggherrens krav til det som skal bygges, er beskrevet på en slik måte at det ikke faller inn under det vi kaller prosjektering. Dette er en av de forhold byggherren må hjelpe med å kontrollere. Byggherrens krav skal være beskrevet på en klar og uttømmende måte, uten å være prosjektering.

Det er ikke en klar grense mellom det vi kaller kontraktsvilkår og det som er byggherrens krav til det som skal bygges. Det glir ofte litt inn i hverandre. Det er derfor lurt å se på helheten av de krav byggherren tar inn i kontrakten.

NS kontraktene, herunder NS 8407 har et sett av regler som er lurt å ta inn i avtalen mellom partene. Men det er mange forhold standardkontraktene ikke løser. Disse må partene avtale konkret. Vi har i en annen artikkel beskrevet hva partene må avtale konkret, og viser til denne.

4. Valg av entreprenør, utforming av konkurransegrunnlag og gjennomføringen av anbudskonkurranser

Det å velge entreprenør er et av de mest kritiske valgene byggherren tar i byggeprosjektet. Det å velge en god entreprenør kan være starten på et lykkelig samarbeid, mens det å velge feil entreprenør, kan føre til tvister og økonomisk tap.

Vi anbefaler derfor at det å velge entreprenør blir gjort gjennom en utvelgelses prosess, der flere entreprenører blir invitert til å levere tilbud på jobben. Vi snakker da med en gang om en anbudskonkurranse.

Anbudskonkurranser er alltid underlagt konkurranseregler, det vi kaller anbudsrettslige regler. Reglene er bindene for begge parter.

Byggherren kan velge hvilke konkurranseregler som skal gjelde, men er ikke annet valgt, er det de ulovfestede anbudsrettslige reglene som gjelder. Vi anbefaler at byggherrene velger reglene vi finner i NS 8410, med noen justeringer.

Det er eksempler på at borettslag er blitt erstatningsansvarlig for brudd på anbudsregler. Vi anbefaler derfor at borettslagene og sameiene setter seg godt inn i anbudsreglene, alternativt støtter seg på noen som kan reglene.

5. Kontraktsinngåelse og oppstartsmøte

Når en entreprenør har vunnet anbudskonkurransen, skal det inngås avtale og signeres en kontrakt. Husk at muntlige avtaler er like bindende som skriftlige avtaler og at avtalen kan bli bindende mellom partene uten at det er signert på en kontrakt. Det er derfor viktig å opptre formelt korrekt i denne fasen, slik at det ikke oppstår en rettslig bindende avtale før partene faktisk var klare til å inngå avtale. Brudd på de anbudsrettslige reglene kan føre til slik avtalebinding.

Kontrakten som sådan, bør signeres og bygges opp i henhold til god kontraktskikk. Det innebærer at kontrakten skal består av

• Kontraktsdokumentet eller avtaleformularer (vi maler for avtaleformularer)
• Møtereferater forut for kontraktsignering
• Tilbudet fra entreprenøren
• Tilbudsgrunnlaget fra byggherren
• NS 8407.

Mellom disse dokumentene kan det komme inn andre dokumenter som også bør angis. Eksempelvis møtereferater fra befaringer mm.

Det kan være motstrid mellom dokumentene. Vi anbefaler da at nyere dokumenter skal gå foran eldre dokumenter, at tekster laget for den konkrete avtalen gjelder foran generelle tekster. Dette er regelen i NS 8407 pkt. 2.2. og vi anbefaler at regelen ikke endres. Mange endrer regelen, men vi anser det for å være en uskikk.

Vi anbefaler alltid at det raskt etter signering av kontrakten gjennomføres et oppstartsmøte. Der kan partene ta opp forhold de har opplever som uklare, eller forhold som de mener det kan være lurt å avklare og kanskje avtale før arbeidet starter opp. Mange er redd for å avtale nye forhold etter at kontrakt er inngått. Vi mener det er lurere å gjøre det enn å starte opp et prosjekt hvor viktige avklaringer mangler.

Det er en lang rekke forhold som bør gås gjennom i et slikt oppstartsmøte, og det finnes sjekklister som med fordel bør brukes. Vi har slike sjekklister.

Det er byggelederen som bør lede oppstartsmøtet.

Gjennomføring av byggeperioden, rutiner for oppfølging av kontraktenes formelle handleplikter

Når arbeidene starter opp, begynner også å kostnadene å løpe. Oppstår det uforutsette hindringer, eller behov for avklaringer er det viktig at entreprenør og byggherre har tett og god dialog slik at avklaringer kan bli gjort fortløpende uten forsinkelser.

Det er med andre ord viktig med en klar prosjektorganisasjon, med en hensiktsmessig arbeids- og møteplan. Dette og hvordan situasjoner så som forsinkelser, uforutsette hendelser, tillegg, endringer, fakturering, betaling, overtakelse mm, behandler vi i en egen artikkel. Vi viser til denne.

Unngå sammenblanding av rollen byggeleder, prosjektleder og prosjekterende

Til slutt vil vi understreke poeng vi nevnte tidligere i artikkelen. Det er viktig å unngå sammenblanding av rollene byggeleder, prosjektleder og prosjekterende. Dette ser vi skjer gang på gang, og det får ofte dramatiske konsekvenser for byggherrene.

Situasjonen er ofte at borettslagene og sameiene trenger hjelp for å avdekke vedlikeholdsbehov. De engasjerer ofte boligbyggelaget eller et rådgivningsfirma for å kontrollere bygningsmassen. Disse avgir så en rapport hvor de gir uttrykk for hvilket vedlikehold som bør igangsettes. Samme firma får da ofte oppgaven med å beskrive arbeidet som skal utføres, og de tar på seg oppgaven med å være byggeleder. Allerede her ser vi at roller blir blandet sammen. Når firmaet beskriver arbeidet som skal utføres, blir det alt for ofte gjort så detaljert at det faller inn under prosjektering. Dermed får byggeleder to hatter med en gang.

Samme firma får deretter oppgaven med å følge opp reklamasjoner. Dersom byggeleder selv er ansvarlig for feilen, ved at det ble prosjektert feil, vil byggeleder normalt kvie seg for å erkjenne ansvar. Oppgaven med å følge opp reklamasjoner blir ikke utført på en effektiv måte og byggherrens krav kan gå tapt, bli foreldet.

Dette skjer så ofte at vi velger å understreke dette spesielt. Unngå denne sammenblandingen av roller.

Vi bistår borettslag og sameier over hele landet gjennom løpende rådgivning og bistand, helt fra ide stadiet til ferdig gjennomført byggeprosjekt. Vi bistår også med tvisteløsning. Trenger du bistand, kan du ta uformell kontakt, så kan vi se om vi kan bistå.

Henvendelser er gratis frem til det avtales opprettelse av sak hos oss.