Slik gjennomfører du sluttoppgjøret i entreprisekontrakter

Alle bygg og anleggsprosjekter skal avsluttes en dag og da kommer sluttoppgjøret. Det blir ofte en smertefull prosess for mange. Men det finnes gode oppskrifter på hvordan sluttoppgjøret i entreprisekontrakter bør gjennomføres for å unngå unødvendige misforståelser og tvister.

Her kan du lese om hvordan du bør gjennomføre sluttoppgjøret i entreprisekontrater.

1. Sluttoppgjørsmalen i standardkontraktene til Norsk Standard

Sluttoppgjøret skal markere slutten på entrepriseoppdraget. Det er da god skikk at begge parter viser den andre part hva de mener de har av krav mot den andre i anledning kontrakten. Både betalte – og ikke betalte krav.

Årsaken til at oversikten skal vise betalte krav, er at gjenstående krav ofte er betinget av krav som allerede er betalt. Da må også disse kravene inn i oversikten for at kravene skal kunne etterprøves. Vi anbefaler derfor at alle krav presenteres, både de som er betalt og de som ikke er betalt.

Det er også denne løsningen standardkontraktene til Norsk Standard bygger på. Se eksempelvis NS 8405 pkt. 33.1 eller NS 8407 pkt. 39.1.

Sluttoppgjørsreglene i standardkontraktene innleder med å pålegge entreprenøren å gi en full oversikt over partenes krav i anledning kontrakten, uavhengig av om de er betalt eller ikke.

Husk å skille mellom kravene og fakturaene

Det er viktig å merke seg at vi skiller mellom de krav partene har mot hverandre, og de fakturaer som er sendt. Fakturaene er i prinsippet kun regnskapstekniske dokumenter, og de sier ikke i seg selv noe om rettmessigheten av de krav som kreves betalt i fakturaen. Derfor fokuserer vi derfor alltid på kravene, ikke fakturaene.

Nedenfor vil vi beskrive nærmere hvordan sluttoppgjøret bør gjennomføres, og spesielt hvordan sluttoppsettet bør utformes.

2. Nærmere om oppbyggingen av sluttoppgjøret i entreprisekontrakter

2.1. Sluttoppsettet og sluttfakturaen

Entreprenøren skal starte sluttoppgjøret med å sende en sluttoppstilling og en sluttfaktura. Sluttoppsettet bør inneholde følgende oversikt.

2.2. Oversikt over alle entreprenørens krav

Det første entreprenøren bør gjøre er å presentere en oppsummering over alle krav entreprenøren har hatt og har mot oppdragsgiveren i anledning kontrakten.

2.2.1. Kontraktsum og justert kontraktssum

Start med å angi den avtalte kontraktsummen. Enten det er en fastpris, eller en pris basert på antatte mengder og enhetspriser.

Angi deretter de justeringer som skal gjøres opp kontraktsummen, ut fra reglene om indeksregulering eller mengderegulering. Legg sammen og omtal gjerne summen som justert kontraktsum.

I noen tilfeller er det arbeid som ikke er utført. Det kan være fordi det er avtalt at det ikke skal utføres (altså en endring) eller det er fordi entreprenøren rett og slett ikke har utført arbeidet.

Er det utført endringsarbeid det kreves betaling for, skiller vi ut disse kravene. Se nedenfor.

Er det arbeid entreprenøren ikke har utført ennå, skal det håndteres som en mangel eller gjenstående arbeid. Det utløser krav på prisavslag/erstatning fra byggherrens side. I prinsippet skal entreprenøren først «få betalt» som om arbeidet er utført, deretter betale prisavslag / erstatning til byggherre. Prisavslaget skal tilsvare det det koster byggherren å få andre til å utføre arbeider, eller som et minimum det entreprenøren har spart på å ikke utføre arbeidet.

Ikke juster ned kontraktsummen på grunn av slikt gjenstående arbeid. Det skal i stedet løses som et motkrav fra byggherren. Uansett hvordan dere løser dette er det viktig å ha kontroll på disse elementene i sluttoppgjøret slik at det blir riktig totalt sett.

2.2.2. Tilleggskrav / fradrag

Har byggherren pålagt entreprenøren endringer og tilleggsarbeid skal kravene partene har som følge av disse endringene angis i egen oversikt. Entreprenøren lister opp alle endringer entreprenøren mener gir rett på tilleggsvederlag, og størrelsen på hvert tilleggskrav. Entreprenøren bør også angi de netto-besparelser endringer gir entreprenøren, som skal komme byggherren til gode gjennom et prisavslag.

Når alle tilleggskrav og netto besparelser er listet opp, summeres disse til en sum tillegg/fradrag.

Summen av justert kontraktsum og sum tillegg / fradrag blir da det totale kravet entreprenøren har rett til å fakturer i prosjektet.

2.2.3. Oversikt over alle fakturaer som er sendt, enten de er betalt eller ikke

Entreprenøren bør deretter liste opp alle fakturaer som er sendt, både a-kontofakturaer på kontraktsum og tilleggsfakturaer.

Det er lurt å liste opp alle a-kontofakturaer først og summere disse. Deretter alle tilleggsfakturaer og summere disse.

Summer deretter hvor mye som er fakturert og sammenlign dette med det totale kravet entreprenøren har rett til å fakturere i prosjektet. Normalt skal det være ca. 10% som ikke er fakturert enda. Dette skal faktureres i sluttfakturaene.

Er differansen større, har entreprenøren fakturert mindre enn det entreprenøren mener seg berettiget til og det bør sendes faktura på resterende.

Krav på tilleggsvederlag bør alltid fakturer i egne fakturaer, og slik at det faktureres ett tilleggskrav i hver faktura. Det gjør det enklere å sette sammen dokumentasjonen som underbygger kravet.

Dokumentasjonen på kravet består av

• endringsordren eller den irregulære endringsordren fra byggherren,
• varslet fra entreprenøren hvor det varsles krav,
• dokumentasjon på at endringen er utført, og
• dokumentasjon på merkostnader dette har påført entreprenøren.

De fakturaer som ikke er betalt må markeres og summeres. Dette inngår som entreprenøren krav i sluttoppgjøret.

2.2.4. Oversikt over alle fakturerte / ikke fakturerte krav byggherren har bestridt og som entreprenør fastholder

Siden sluttoppgjøret skal markere slutten på entrepriseoppdraget, forventes det at partene nå legger alle krav på bordet. Krav som ikke legges frem i sluttoppgjøret, er det naturlig å tro er frafalt eller ikke vil bli fremmet. I standardkontraktene til Norsk Standard er dette bestemt uttrykkelig slik at partene taper krav som ikke blir lagt på bordet i forbindelse med sluttoppgjøret. Men også utenfor standardkontraktene er det fare for at krav kan tapes om de ikke blir lagt på bordet i sluttoppgjøret.

Det er derfor viktig at entreprenøren presiserer at alle krav som er fakturert fastholdes, og at entreprenøren, dersom det er aktuelt, fastholder krav som er varslet tidligere, men ikke fakturert. Hvert enkelt krav bør listes opp med grunnlag og beløp.

2.2.5. Oversikt over alle krav som ikke tidligere er fakturert, og som faktureres nå

Dernest skal entreprenøren liste opp krav som ikke tidligere er fakturert, og som faktureres sammen med sluttoppsettet. Det bør kun være snakk om innestående, eller de siste 10 % av kontraktsummen Bustadoppføringslova bestemmer at de siste 10 % av kontraktsummen, først kan kreves betalt etter overtakelsen.

Er det andre krav om ikke er fakturert, bør de faktureres før sluttfakturaen sendes, og tas med i listen over fakturerte krav.

2.2.5. Oppsummeringen i sluttoppsettet

Til slutt kan entreprenøren oppsummere sitt krav i sluttoppgjøret med de krav som er fakturert og ikke betalt, samt kravet i sluttfakturaen. For ordens skyld bør entreprenøren ang beløpene både uten og med MVA.

2.2. Entreprenørens frist for å sende inn sitt sluttoppgjør

Er det ikke avtalt en frist for når entreprenøren må sende sitt sluttoppgjør til byggherren, kan det sendes helt frem til kravet går tapt som følge av foreldelse eller passivitet. Generelt anbefaler vi at sluttoppgjøret sendes raskest mulig og senest innen 2 måneder fra overtakelsen fant sted. Er det avtalt en standardkontrakt fra Norsk Standard, er det der inntatt en 2 måneders frist regnet fra overtakelsen. Dertil kommer en tilleggsfrist fastsatt av byggherren etter utløpet av denne fristen.

Men selv om det ikke er avtalt frister, bør entreprenør av økonomiske grunner og hensynet til byggherrens ønske om å avslutte prosjektet, sende sitt sluttoppgjør så raskt som mulig. Er entreprenøren svært sen med å sende sitt sluttoppsett kan krav gå tapt etter norsk retts regler om passivitet.

2.3. Oppdragsgivers svar på entreprenørens sluttoppsett og sluttfaktura

Etter at byggherren har mottatt sluttoppgjøret fra entreprenøren, bør byggherren svare. Svaret bør inneholde en liste over de innsigelser byggherren har til entreprenørens krav, samt en liste over eventuelle motkrav byggherren har mot entreprenøren. Det kan være krav som følge av forsinkelse eller mangler.

Det å kun la være å betale entreprenørens faktura, anses for å være en uskikk, og fremstår som noe respektløst. Det er bedre å angi konkret hvorfor fakturaer ikke blir betalt, og med det gi entreprenøren grunnlag for å forstå byggherrens innsigelser og motkrav. Er det avtalt en standardkontrakt fra Norsk Standard, stilles det faktisk krav om at byggherrens innsigelser skal være konkret knyttet til det aktuelle kravet fra entreprenøren.

2.4. Byggherrens frister

Også byggherren bør være rask med å svare entreprenøren. Er byggherren svært sen, kan byggherren tape innsigelser og krav som følge av norsk retts regler om passivitet.

Er det avtalt en standardkontrakt fra Norsk Standard, har byggherren en frist på 2 måneder regnet fra mottakelsen av sluttoppsettet og sluttfakturaen fra entreprenøren. Overholdes ikke fristen taper byggherren innsigelsene og krav som følge av forsinkelse. Krav som følge av mangler holdes utenfor disse reglene.

3. Forhandlinger og bistand fra advokat og andre

Det hender ofte at partene ikke klarer å bli enige om sluttoppgjøret i entreprisekontrakter. Da er det viktig å håndtere prosessen på en klok måte. Vår erfaring er at svært mange sluttoppgjørstvister skyldes at partene ikke har lyttet til hverandre: At de ikke har klart å vise den andre part hva som er faktum, og at partene derfor snakker forbi hverandre.

Det å klare å se faktum sammen, er ofte den billigste veien ut av en sluttoppgjørstvist. Det å engasjere en advokat, som kan hjelpe partene med å få frem riktig faktum er lurt. Alternativt kan det raskt bli konkludert med at tvisten må løses av en dommer, og det koster mye i form av salærer til fagkyndige og advokater, internkostnad i form av tidsbruk og fokus på rettsaken fra ansatte.

Noen ganger er det ikke mulig å oppnå enighet mellom partene. Da kan rettsak være det riktige. Det er da viktig at tvisten kan bli håndtert av advokater med god erfaring med entreprisetvister.

Sluttoppgjøret i entreprisekontrakter behøver ikke være komplisert å gjennomføre. Men det krever at partene presenterer sine krav, innsigelser og motkrav på en systematisk måte.

Vi bistår både byggherrer og entreprenører i slike tvister. Vi vet hvor viktig det er først å få partene til å se på faktum sammen og med det unngå rettsaker. Er det ikke mulig å oppnå enighet mellom partene vet vi hva som må til for å forberede og prosedere entreprisetvister. Vi kan høyst sannsynlig også bistå deg.